[지디넷코리아]기업 활동에서 IT의 활용은 피할 수 없다. 기업 내의 업무는, 조직 혹은 개인적으로 정해진 역할분담과 워크플로우로 이루어진다. 이 「업무 프로세스 자체를 IT화」해 기업경영이나 업무개선을 추구하는 접근방식인「BPM」이 화제가 되고 있다.

BPM(Business Process Management)은 2000년대 처음에 기업의 업무 프로세스를 표준화, 최적화해 실적 향상을 도모하는 경영 수법으로 소개됐다. BPM은 일반적으로 다음과 같이 정의되고 있다.

“BPM은 업무의 프로세스를 분석/설계(Plan), 실행(Do), 운용 감시(Check), 개선/구축(Action)의 단계로 나누고 목표를 달성하기 위해서 이「PDCA 사이클」을 계속적으로 수행하는 업무 프로세스 개선 관리 수법이다”.

BPM이 등장하기 전에도 경영의 질 향상을 주제로 한 TQM(Total Quality Management), 조직이나 비즈니스 룰의 재검토를 통해 비즈니스 프로세스의 개선을 추구한 BPR(Business Process Reengineering), 기업의 경영 자원의 유효 활용을 목표로 한 ERP(엔터프라이즈 자원 플래닝)등의 방법론이 존재했다.

독자들 중에는 이러한 대처나 구체적인 프로젝트를 경험한 분도 있다고 생각하지만, BPM은 지금까지 것과는 조금 다른 특징이 있다. 지금까지의 것은 BPM의 프로세스 사이클 안의 일부 국면만이 대상이거나 도입하는 것에 의한 효과가 한정적인(기능 변경에 시간으로 비용이 든다) 경우였다.

BPM은 이러한 방법론과는 달리 기업의 업무 프로세스를 명확화해 현상(As-Is)을 파악해 새로운 스스로 목표를 설정해 본연의 모습(To-Be)의 실현을 향한 계속적인 개선을 반복하는 것에 중점을 둔 접근방식을 취한다.

미리 설정한 주요 실적평가 지표(KPI)의 목표를 달성하기 위한 사이클을 반복하는 것으로 개선을 향한 효과를 확실히 측정할 수 있으므로 투자이익률(ROI)의 결과를 명확화할 수 있는 것이 가장 큰 특징이다.

BPM은 기업이 관계되는 업무 전반을 대상으로 하기 위해서 반드시 IT화의 대상이 되지 않는 업무도 포함되지만 업무 프로세스가 IT로 가시성이 높아져 자동적으로 제어되는 것으로 업무 효율의 증진, 비용 절감, 고객 만족도의 향상 등 많은 이점을 가져온 사례가 보고되고 있다.

BPM이 주목받는 이유
그런데 왜 지금 BPM가 주목받는 것일까? 많은 기업은 IT를 구사하면서 비효율을 시정하는 것으로써 비용 삭감, 수익 증가, 기업 경쟁력 강화 등을 이루면서 재빠르고 민첩한 기업 체질을 만들어낼 것인지 과제를 안고 있다. 기업 내 각 부문에서의 과제를 구체적으로 보도록 하자.

경영층의 주된 불만은 다음과 같은 것들이다.

-수익 향상을 위해서 도입한 IT시스템의 효과가 안 보인다
-경영전략을 책정하기 위한 경영 지표 데이터, 특히 실적 예측의 정도가 낮다
-보안 강화나 법령 준수(일본판 SOX법, 내부 통제) 대응의 비용 증가, 리스크 회피의 방책이 막혀 있다
-판매가 부진한 특정 부분을 파악하기 어렵다
-현장으로부터의 불만의 소리가 높아지고 있다

업무 현장의 불만으로는 현재의 IT시스템으로 대응할 수 없는 종이서류의 처리나 예외적인 업무가 많아 업무 처리가 번잡한 점, 승인 순서가 복잡한 것, 각종 보고서 작성에 시간이 드는 것, 고객으로부터의 불만 증가 등이 손꼽힌다.

한편 IT매니저, 개발자의 불만은 어떠한 것이 있을까? 거듭되는 사양 변경의 영향으로 범시스템적인 문제가 다수 발생해 개발 기간 단축 및 코스트 삭감의 압력 등 경영진과 현장에서의 직원들과의 불협화음이 잦다.

기업은 업무 효율화를 위해서 지금까지 막대한 투자를 감내하면서 IT시스템화를 진행해왔지만,「비즈니스와 IT의 간격」의 존재는 아직껏 해소돼 있지 않은 것이 현실이다. 무엇 때문일까?

그 이유의 하나로는 「업무는 변화한다」라는 전제로 변화에 강한 업무 프로세스나 IT가 구축돼 있지 않은 점을 들 수 있다. 해결안으로는 계속적인 개선을 행하기 위한「닫은 루프」(이것이야말로 BPM이지만)를 업무 및 IT 쌍방에서 공유하는 방책을 들 수 있다. 같은 목표를 공유하는 것으로 비즈니스의 변화에 적응한 재빠른 업무 개혁을 진행할 수 있다. 이 「계속적인 닫은 루프」가 BPM의 본질이다.

소프트웨어 판매업체의 BPM 접근방식
소프트웨어 판매업체는 BPM을 효과적으로 진행하기 위해서 BPMS(비즈니스 프로세스 관리 스위트) 제품을 제공하기 시작했다. BPMS는 비즈니스 프로세스의 분석, 설계, 실행, 감시, 평가, 최적화의 프로세스 사이클 전체를 통해서 계속적인 개선을 종합적으로 지원하는 소프트웨어 제품이다.

프로세스 라이프 사이클을 통해서 각각의 임무에 응한 기능을 제공한다. 각 국면으로의 작업 결과는 공유 리포지터리(repository)에 보존되므로 신속하게 효율적인 개발 및 운용 관리가 가능하게 된다.

업무 분석 담당자 전용에는 역할에 근거한 직감적인 프로세스의 모델링, KPI를 설정해 병목 현상 및 프로세스 전체의 비용을 분석/최적화할 수 있는 시뮬레이션, 또 이 모델링에서는 실제 비즈니스를 적용하기 위해 인간과 시스템 활동의 모델링을 동등하게 지원하는 기능, 동기 또는 비동기의 프로세스 대화 기능, 예외 및 보정 플로우의 모델링 메커니즘 등이 제공된다.

이것들은 BPMN, BPEL, XPDL등의 표준 규격에 대응해 실행하는 것이 중요하다.

아키텍트, 개발자 전용에는 비즈니스 프로세스 내의 활동을 시스템화하기 위해서 필요한 기능이 제공된다. 자바, COM/DCOM, .Net, SQL, CORBA, JNDI, JMS, JMX API, 웹 서비스의 제휴 기능이나 ERP 패키지, ESB(엔터프라이즈 서비스 버스)와의 통합 기능을 제공하는 단일 통합 개발 환경, 한층 더 리포지터리(repository)를 사용한 서비스의 참조/검출 기능, 웹 폼의 유저 인터페이스의 충실이나 브레이크포인트를 수반한 테스트 환경, 버전 관리 등이다. 현장의 업무 담당자의 유연성을 높이기 위해서 역할 엔진 기능도 중요성이 커지고 있다.

IT매니저, 운용 관리 담당자 전용에는 각종 데이터의 감시 및 동적인 변경 처리를 위한 기능이 필요하게 된다.

역할에 근거해 커스터마이즈 가능한 작업 리스트와 프로세스 기능, 통합된 리포트 대시보드, 프로세스 감시 및 감사, 프로세스 인스턴스의 리얼타임 감시, 주요한 퍼포먼스 지표 및 그 외의 프로세스 데이터의 커스터마이즈 가능한 프로세스 이력 리포트 기능, 한층 더 동적인 프로세스 변경이나 외부 서비스에의 동적인 바인드 기능 및 위임, 에스컬레이션, 담당자 할당을 지원하는 기능 등이다.

BPMS 제품은 이러한 기능을 공통의 리포지터리에 액세스 하면서 심리스에 제공하는 것으로 「비즈니스와 IT」가 반복을 반복하는「닫은 루프」라이프 사이클 전반을 효율적으로 실현되는 것을 지원한다.

BPMS를 이용한 프로세스 라이프 사이클
첫 단계로 업무 분석 담당자는 현상(As-Is)을 분석해 업무 프로세스를 모델링(규칙, 역할, 활동 등)하고 KPI를 설정한 다음 그 프로세스가 기대대로 실행되는지 시뮬레이션을 통해 알아본다.

이 모델링 툴은 비IT(프로그래밍 경험이 없는 사람)의 비즈니스 프로세스를 가시화하기 위해 조작이 가능한 유저 인터페이스를 지닌 툴이 아니면 안 된다.

그리고 업무 분서 담당자가 작성한 프로세스를 그대로 계승해 아키텍트 혹은 개발자가 프로세스상의 활동을 설계해 적용하는 것이다. 아키텍트나 개발자는 기존의 소프트웨어 자산의 재이용인지 신규 개발인지를 판단하고 외부 서비스의 이용 검토, 플랫폼 및 체제 등의 도입 결정, 적용, 단체 테스트 등을 실시한다.

이 과정을 통해 업무 분석 담당자가 작성한 프로세스에 대해 변경 요구를 내거나 직접 변경할 수도 있게 돼 있다. 계속해서 IT매니저 또는 운용 관리자는 업무 프로세스의 운용 관리 및 감시를 시작한다.

BAM(Business Activity Monitoring)을 사용하면서 KPI를 감시해 필요에 따라 변경을 실시한다. BPMS는 비즈니스 프로세스의 라이프 사이클에 참가하는 모든 사람이 「같은 작업 공간」을 공유할 수 있도록 설계돼 프로세스 참가자는 공유화된 프로세스 관련 문서로 통일된 느낌으로 참여할 수 있다.

이러한 감시결과에 근거하여 업무 분석 담당자가 다음 사이클의 업무 프로세스에 있어 필요한 형태(To-Be)를 향해 새로운 개선을 시작한다.

BPM와 SOA
BPMS 제품은 SOA(Service Orientated Architecture)로 애플리케이션을 구축하는 기업에 있어서도 유익한 기능을 제공한다. SOA는 기존의 IT자산을 최대한으로 활용하면서 새로운 비즈니스의 변화에 대응할 수 있는 노련함으로 유연한 IT 시스템 구축을 위한 아키텍처이다.

SOA의 시점에서 BPM을 정의하면 BMP은 SOA가 적용된 비즈니스 서비스를 미리 정의된 프로세스에 근거한 애플리케이션 구축을 준비하기 위한 프로세스 관리 툴이라 할 수 있다.

또한 기존의 애플리케이션 소프트웨어로부터 업무의 흐름의 관한 부분을 강조하여 나머지 비즈니스 논리를 중심으로 BPM의 프로세스와 제휴하는 것으로 기존 소프트웨어 자산을 재이용할 수 있어 BPM의 도입에 필요한 금액을 최소한으로 할 수 있다.

BPM과 SOA의 방식은 제각각 다르지만 목적은 거의 같아 「기업 개혁」, 즉 실적의 최대화와 계속적인 발전을 목표로 하고 있다. BPM은 「기업 개혁」을 실천하기 위한 업무 프로세스의 관리 방법이며 SOA는 IT시스템 구축의 설계 방법이다.

BPM을 도입한 기업의 대부분은 지출삭감, 업무기간의 단축, 고객 만족도의 향상, 법령 준수 등의 효과를 예로 들고 있다. BPM의 IT시스템으로서 SOA를 베이스로 구축된 비즈니스 서비스가 이용되고 있어 BPM+SOA로 기업의 투자수익률 효과를 증대할 수 있다.

BPM의 앞날
앞서 설명했듯 BPM은 최근까지 존재하지 않았다. 새로운 개념은 아니었지만 지금까지 개개의 조직별로 행해진 「업무개선」혹은 IT화를 향한 「시스템 개발 프로젝트」를 회사 내부에서 공유화 하여 회사의 경영진, 현장 담당자, IT개발 엔지니어, 운용 담당자를 총동원함으로써 개선의 연결고리를 형성하려는 시도이다.

BPM은 단지 「업무 프로세스를 자동화」할 뿐만 아니라, 오히려 기업 개혁, 경영 개혁, 시스템 개혁 등 기업 활동에 필요한 「개선」을 경영층 및 현장 전체를 참여하도록 함으로써 사원 전원이 아이디어를 내면서 만들어 내는 「기업 규율」이며 「기업 활동의 최대화를 도모하기 위한 생각이며 개선을 위한 수법」이라고 할 수 있다.

업무 프로세스의 가시화를 실현하는 것으로 말 그대로 「개방적인 기업체질」을 만들어 낼 수 있다.

BPM은 미국에서 업무 프로세스를 최적화하기 위한 톱다운형 경영 수법으로서 발전해 왔다. 게다가 일본 기업의 특징인 현장의 자주성을 존중한 유연성이나 확장성을 더하는 것으로 기업의 사원 전원이 기업 규율로서 업무 프로세스의 지속적인 개선 사이클에 참가하는 것이 가능하게 돼 기반이 튼튼하며 효율적인 기업을 만들어 낼 수 있다.

앞으로는 BPM의 대처나 효과는 업종 혹은 업무별의 프로세스 템플릿의 실행이라 하는 것보다 오히려 각 기업의 경영층(특히 사장)의 방침, 풍토, 제도, 조직, 사원 등의 차이에 의해 각 기업들이 다르게 진화해 나간다고 생각된다.

회사로부터 주어진 「업무 프로세스에 대한 결정」에 머물면 단지 현장 담당자에게 부과된 범위 내에서 기계적인 작업으로 일을 하게 되어 현장 담당자 이상의 사원들부터 관리 강화로 연결된다. 그러나「사원 전원의 개선 제안이 적용된 업무 프로세스」를 구축할 수 있으면 기업실적의 향상뿐만 아니라 사원들 간의 팀워크나 동기도 높아질 것이다.

또한 현장에서의 업무의 순서나 콘텐츠를 결정할 수도 있으므로 기업 시스템에 있어서 웹 2.0적인 새로운 비즈니스 모델로서의 발전도 가능하다. BPM을 개입시켜 새로운 비즈니스 모델을 찾아내는 기업도 등장할지도 모른다. BPM의 향후 동향에 주목하는 것과 동시에 BPM 활용의 새로운 가능성에 도전할 것이다. @