개요
오늘날 많은 기업들이 직원 교육, 협업 미팅, 상호 작용 방식의 제품 데모, 영업용 프레젠테이션, 기타 비즈니스 커뮤니케이션 등을 위한 웹 콘퍼런싱의 이점에 대해 충분히 인식하고 있다. 웹 콘퍼런싱 솔루션을 사용하고 있는 기업을 대상으로 최근 실시한 웹메트릭스(WebMetrics) 조사 결과에 따르면, 응답자의 75% 이상이 자사의 웹 콘퍼런싱 활용 시간이 올해와 비교해 내년에 더욱 늘어날 것으로 내다보고 있다.1(웨인하우스 리서치, 2005/4. 분기별 웹메트릭스 조사 결과)

웹 콘퍼런싱 서비스와 서버 라이선스에 대한 기업 지출 규모도 2003년 6억 4900만 달러에서 2004년 8억 4900만 달러로 31% 증가했다. 매크로미디어는 웹 콘퍼런싱 제품과 서비스에 대한 총 지출이 2007년까지 21%의 CAGR(Compound Annual Growth Rate)을 기록하며 약 14억 달러에 이를 것으로 전망하고 있다.

이러한 지출 규모의 증가와 함께 상당수의 많은 기업들이 웹 콘퍼런싱의 사용 빈도를 대폭 늘리고 있을 뿐만 아니라 서비스 방법과 솔루션 제공 업체의 수도 확대되고 있다. 하지만 웹 콘퍼런싱의 사용이 빠르게 확대되는 만큼 이를 뒷받침할만할 수준으로 관리가 이루어지지 않고 있으며 공급 업체에 대한 관리 또한 점차 어려워지고 있는 실정이다. 이러한 비효율성은 기업이 부담해야 할 비용을 천정부지로 치솟게 만들고 다양한 비즈니스를 위한 서비스 관리를 아주 취약하게 만들고 있다.

통합 커뮤니케이션을 향한 추세
지난 24개월 동안 라이브 웹 콘퍼런싱 솔루션과 온 디맨드 리치 미디어 기술을 통합함으로써 창출할 수 있는 비즈니스 가치에 대한 관심이 높아졌다. 2005년과 2006년에는 업계 전반적으로 표준 플랫폼으로 이동할 것으로 예상된다. 이 플랫폼은 라이브 미팅 수행과 라이브 프레젠테이션 제작을 위한 것으로, 온 디맨드 방식으로 콘텐츠를 제공하기 위한 라이브 리치 미디어 콘텐츠 제작 도구와 완벽하게 통합된다.

표준 비즈니스 애플리케이션 제품군 및 엔터프라이즈 협업 도구와 완벽하게 통합되는 최첨단 플랫폼은 머지않아 라이브 웹 콘퍼런싱과 온 디맨드 웹 콘퍼런싱을 통합할 뿐만 아니라 전화, 인스턴트 메시징, 프레젠스(presence) 관리, 데스크톱 비디오 등과 같은 통합된 커뮤니케이션 기능을 갖추게 될 것이다.

내부 배포 솔루션이 정답인가?
많은 기업들이 콘퍼런싱을 더욱 효과적으로 제어, 관리 및 사용하기 위해 통합 콘퍼런싱 및 협업용으로 내부에서 관리되는 솔루션의 사용을 검토하고 있으며 이미 배포한 기업도 있다. 웨인하우스 리서치(Wainhouse Research, www.wainhouse.com)에서 2005년 1분기에 실시한 웹메트릭스 조사 결과에 따르면, 조사 대상 기업의 25%가 내부에 배포되는 서버나 CPE(Customer Premise Equipment) 솔루션을 현재 사용하고 있는 것으로 나타났다. 또 대상 기업의 33%는 향후 12개월 이내에 CPE 콘퍼런싱을 사용할 것으로 나타났다.2(웨인하우스 리서치, 2005/4. 분기별 웹메트릭스 조사 결과)

자체 실시한 2004년 4분기 조사에서는 기업이 내부에 배포되는 웹 콘퍼런싱 솔루션을 사용하는 가장 큰 이유는 자체 서버 실행을 통한 제어, 보안성, 그리고 경제성인 것으로 드러났다.3(웨인하우스 리서치, 2005/12. 분기별 웹메트릭스 조사 결과)

핵심 요소와 비즈니스 요구 사항
웨인하우스 리서치의 조사에 따르면 대부분의 기업이 통합 커뮤니케이션 솔루션을 통해 기업 생산성 향상과 운영 효율성 증대를 경험하고 있는 것으로 나타났다. 통합 솔루션을 사용하면 리치 미디어 프레젠테이션이나 이벤트를 계획하고 제작, 관리하며 전달하는 데 필요한 도구에 빠르게 액세스할 수 있다. 직원들이 신속하고 손쉽게 필요한 자료에 액세스하고 가장 적합한 방법과 디바이스를 사용하여 함께 협업할 사람들과 커뮤니케이션할 수 있다면 아주 빠른 시간 내에 작업을 완료할 수 있다.

통합 커뮤니케이션에 대한 주요 고려 사항
리치 미디어 커뮤니케이션 솔루션을 평가하고 사용하는 기업은 사용자 커뮤니티의 요구 사항에서부터 기술 및 리포팅, 분석에 이르기까지 여러 가지 중요 사항을 고려해야 한다.

내부 직원, 외부 사용자를 위한 사용성
기업에서 리치 미디어 커뮤니케이션 기술을 사용할 때에는 다양한 사용자 층이 관련돼 있다. 웹메트릭스 조사에 따르면, 웹 콘퍼런싱을 사용하는 가장 중요한 세 가지 이유는, 팀 간의 협업과 프로젝트 관리(기업의 58%), 직원 교육과 e러닝(56%), 고객과 파트너를 대상으로 한 프레젠테이션 제작(53%)인 것으로 나타났다. 즉, 대다수 기업들이 내/외부 커뮤니케이션을 위해 웹 콘퍼런싱을 사용한다는 것을 알 수 있다.

많은 기업들은 제품과 서비스의 설치, 사용 또는 문제 해결에 대한 정기 교육 프로그램을 제공하는 아웃리치 프로그램(outreach program)을 고객에게 제공하기 위해 웹 콘퍼런싱을 사용하고 있다. 개인별 혹은 그룹별 잠재 고객을 대상으로 한 영업용 프레젠테이션을 수행하기 위해 리치 미디어를 사용하는 기업도 있다. 기업의 기술과 제품 서비스에 관심이 있는 것으로 보이는 최종 사용자에게 정보 콘텐츠를 제공하는 웹 세미나는 영업 기회를 창출하기 위한 비즈니스의 핵심으로 부상하고 있다. 따라서 기업은 외부 사용자와의 접근성에 대해서도 세밀히 살펴보고 아울러 다양한 종류의 하드웨어, 소프트웨어, 연결 속도와 지식 수준이 잠재 고객에게 적합한지에 대해서도 평가해야 한다.

아키텍처와 네트워크 효율성
리치 미디어 커뮤니케이션이 내부 직원을 대상으로 하든 외부 사용자를 대상으로 하든 상관없이 기업의 네트워크와 인프라에 미치는 잠재적 영향에 대해 검토해야 한다. 사용자가 주로 내부 직원이라 하더라도 이들이 근무하는 사무실은 전국 혹은 전 세계에 흩어져 있을 수 있기 때문이다. 따라서 CPE 기반 솔루션을 채택한 기업의 경우 최종 사용자가 액세스하는 콘텐츠의 속도와 품질을 높일 수 있도록 라이브 및 온 디맨드 애플리케이션을 위한 에지 서버나 캐싱 기술의 사용을 고려해야 한다.

기업 방화벽 내에서 고대역폭의 콘텐츠 트래픽을 통합하면 값비싼 인터넷 액세스 네트워크를 사용할 때보다 효율성은 높이고 비용은 절감할 수 있다. 사내건, 인터넷을 통한 사외건, 대규모 사용자를 대상으로 하는 라이브 웹 콘퍼런스에 비디오를 사용할 경우 대역폭 친화적인 비디오를 사용하는 것이 무엇보다도 중요하다. 즉, 비트 속도, 미디어 플레이어 같은 인코딩 포맷 유형에 대한 기업의 올바른 선택이 필수다. 그러나 윈도우 미디어 플레이어나 리얼플레이어가 모든 컴퓨터나 핸드헬드 디바이스에 설치되어 있는 것은 아니므로, 대상 사용자와 이들 사용자가 리치 미디어 콘텐츠를 처리하는 데 어떤 다운로드나 플러그 인을 필요로 하는지에 대해 면밀히 고려해야 한다.

통합 운영과 관리
자체 조사 결과에 따르면, 내부 서버를 배포할 것인지를 결정하는 사람들은 자체 웹 콘퍼런싱 서버를 내부에서 제어하고 관리할 수 있는지 여부를 가장 중요하게 생각하는 것으로 나타났다. 즉, 전 직원들이 웹 콘퍼런싱 솔루션을 중앙 집중식으로 관리하고 운영하면서 사용할 수 있는지에 대한 여부가 내부에 배포되는 솔루션의 핵심 사항으로 여기고 있는 것이다. 하지만 호스팅 서비스 솔루션을 사용하는 기업은 일반적으로 중앙 집중식 관리 기능에 대해서는 그다지 큰 관심을 두지 않는다.

또한 기업은 비즈니스 부문이나 코스트 센터(cost center)별로 개별 관리자를 둘 수 있는지와 일상적으로 온라인 미팅이나 프레젠테이션을 수행하는 부서나 개인 사용자를 위해 영구 회의실을 자체 공급을 할 수 있는지 등 사용자 관리와 관리 제어를 사용자 요구에 맞게 구성할 수 있는 기능도 필요로 하고 있다.

라이브와 온 디맨드 기능
ODRM(On-Demand Rich Media) 제작을 위해 특별히 고안된 강력한 도구를 사용해 라이브 미팅과 프레젠테이션을 수행할 수 있도록 매끄럽게 통합된 기능의 중요성도 간과할 수 없다. 대다수 웹 콘퍼런싱 솔루션은 저장과 차후 재생을 위해 라이브 세션을 녹화할 수 있다. 이러한 기능은 대개 발표자나 참석자의 중얼거림 내지는 발표자를 교체하거나 프레젠테이션 자료를 로드하는 데 기다리면서 발생하는 긴 끊김 현상이 포함된 콘텐츠를 원 상태로 그대로 저장한다. 오디오와 슬라이드 콘텐츠를 편집하거나 특정 슬라이드 콘텐츠의 위치를 변경하거나 제거할 수 있는 기능을 사용하면 리치 미디어 프레젠테이션 혹은 교육 프로그램의 품질을 높일 수 있다.

웨인하우스 리서치 백서, 'The Business Case for On-Demand Rich Media(ODRM)'에서는 온 디맨드 콘텐츠 제작과 전달을 위해 특별히 고안된 특징과 기능을 갖춘 리치 미디어 프레젠테이션 혹은 교육 솔루션을 사용하도록 권장하고 있다. 4(‘The Business Case for On-Demand Rich Media(ODRM)', 2004/11.)

리포팅과 분석
"측정 가능한 것만 관리할 수 있다(You can't manage what you can't measure)"라는 오래된 격언이 웹 콘퍼런싱 기술에도 그대로 적용된다. 기업 내 사용이 널리 확산되고 활용 사례도 많아짐에 따라 기술의 사용자, 사용 시기나 기간 그리고 비용 등을 모두 파악할 수 있어야 활용률과 비용을 효과적으로 관리할 수 있다. 많은 기업에서 사용과 관련해 이를 면밀히 제어하고 있으며 콘퍼런싱 솔루션의 사용 비용을 올바르고 적합한 방식으로 처리할 수 있도록 정교한 비용 청구 시스템을 설치해 놓고 있다. 따라서 리포팅 및 분석 기능은 기업이 웹 콘퍼런싱을 사용한 부서나 개별 사용자에게 비용을 청구할 수 있는 핵심 기능이다.

다음 표에서는 비즈니스 요구 조건에 대한 핵심 사항과 이에 대한 효과 및 요구 조건을 해결할 수 있는 솔루션 또는 기술 유형에 대해 개략적으로 제시하고 있다.

비즈니스 요구 사항 및 효과 그리고 비즈니스 가치

요구 사항 혹은 비즈니스 요구 조건 효과 향상된 제어 - IT 직원은 웹 콘퍼런싱과 협업 솔루션을 배포하고 사용을 더욱 완벽하게 제어할 수 있기를 원한다. 모든 기업에 해당하는 것은 아니지만 대다수 기업의 경우 호스팅 서비스 대신 내부에서 배포되고 관리되는 솔루션을 선택하는 것이 더 실용적일 수 있다. 비용 절감 - IT 부서는 빠듯한 기업 예산으로 압박을 받고 있으므로 비용을 절감할 수 있는 방안을 모색해야 한다. 내부에 배포되는 웹 콘퍼런싱 솔루션을 사용하면 호스팅 솔루션의 분당 사용 요금에 비해 훨씬 저렴하다. 여러 ASP 솔루션 제공 업체에서 분당 사용 요금이 아닌 ‘정액제(all you can eat)’ 방식으로 솔루션을 제공하고 있다. 서비스 제공을 위한 간소화된 방식 - IT 부서가 콘퍼런싱에 사용되는 이종 프로그램의 관리를 제어하는 경향이 늘고 있는 추세이고 그에 따라 서비스 방식과 공급 업체 프로그램을 통합할 수 있는 방법을 적극 모색하고 있다. 지난 몇 년 동안 웹 콘퍼런싱의 사용이 급속도로 늘어나면서 많은 기업들이 수십 개에 이르던 서비스 방식과 계약을 종료했으며 관리가 필요했던 다양한 공급 업체와의 계약을 종료한 기업도 있다. 즉, 관리와 비용 관점에서 볼 때 프로그램과 솔루션을 통합하는 것이 무엇보다도 중요하다. 엔터프라이즈급 확대 성장성 - 웹 콘퍼런싱이 기업 대부분의 부서로 확대돼 빈번하게 사용됨에 따라 모든 직원과 부서에서 이 기술을 사용할 수 있도록 지원하는 확대 성장성이 필수다. 선도적인 CPE 솔루션 제공 업체와 ASP 공급 업체에서 뛰어난 확대 성장성을 제공하고 있다. 호스팅 서비스를 사용해 웹 콘퍼런싱을 더 많은 부서에서 더 많은 직원들이 이용할 수 있도록 간단하게 확장할 수 있지만 이와 더불어 비용 증가라는 결과가 초래된다. 기업 네트워크 아키텍처와 통합된 엔터프라이즈 솔루션은 호스팅 서비스처럼 비용을 증가시키지 않고도 신규 사용자나 부서가 웹 콘퍼런싱을 사용할 수 있도록 지원한다. 광범위한 지역적 확장성 - 실시간 커뮤니케이션과 협업이 증가하는 추세로 인해 웹 콘퍼런싱 애플리케이션과 전화, 인스턴트 메시징, 화상 회의와 같은 다른 형태의 커뮤니케이션을 위한 플랫폼을 통합하는 단일 솔루션이 지향되고 있다. 웹 콘퍼런싱 솔루션은 기업 디렉터리, 오디오 및 비디오 콘퍼런싱, 콘텐츠 관리 시스템 및 오늘날 기업에서 널리 사용되고 있는 기타 엔터프라이즈 소프트웨어 애플리케이션 등 다른 비즈니스 애플리케이션 및 서비스와 통합되고 기존 기능이 확장 가능해야 한다. 온 디맨드 기능 - 실시간 웹 콘퍼런싱의 중요함도 빼놓을 수 없지만 현재 기업들은 온 디맨드 방식으로 이용할 수 있는 리치 미디어 콘텐츠를 제작함으로써 얻을 수 있는 이점을 실감하고 있다. 솔루션은 라이브 웹 콘퍼런스를 수행하는 기능과 온 디맨드 프레젠테이션, 교육 프로그램 및 기타 리치 미디어 콘텐츠를 제작하는 기능과 완벽하게 통합돼야 한다. 최소 대역폭 - 대부분의 기업이 웹 콘퍼런싱에 필요한 대역폭 크기와 기업 네트워크 성능에 미치는 잠재적 영향에 대해 아주 중요하게 생각한다. 비디오 커뮤니케이션과 관련된 고대역폭 애플리케이션의 경우 기업 네트워크와 사용자 데스크톱의 작동을 방해할 수 있기 때문에 기업에 제한된 것보다 대역폭이 더 적은 콘퍼런싱 솔루션을 사용하는 것이 중요하다. 광범위한 접근성 - 대다수 커뮤니케이션, 특히 영업 및 마케팅 프레젠테이션과 기업 커뮤니케이션의 목표는 가능한 더 많은 사용자에게 접근하는 것이다. 사용자가 대규모 플러그 인을 다운로드해야 한다거나 애플리케이션을 설치해야 한다면 이 솔루션은 잠재적으로 접근 가능한 사용자의 규모를 제한하는 결과를 가져온다. 따라서 접근성 향상을 위해 다운로드나 플러그 인이 필요하지 않고, 가능한 한 다양한 데스크톱과 디바이스에서 볼 수 있는 솔루션을 사용해야 한다. (출처: Wainhouse Research)

내부에 배포되는 웹 콘퍼런싱 솔루션의 이점
앞서 언급했듯이 분기별 웹메트릭스 조사 결과를 보면, 콘퍼런싱 사용자는 사내 기반의 웹 콘퍼런싱 솔루션을 배포하거나 이를 고려하는 이유로, 우수한 제어와 향상된 보안성, 그리고 뛰어난 경제적 이익을 꼽았다. 1년 후쯤에는 통합의 용이성이 콘퍼런싱 솔루션을 선택하는 핵심 기준이 될 것이다.

포괄적 제어
콘퍼런싱 솔루션이 방화벽 뒤에 배포되면 IT 담당 직원은 해당 솔루션의 사용, 모니터링, 네트워크 보안 및 문제 해결과 관련된 다양한 측면을 더욱 폭넓게 제어할 수 있다. 고급 로드 밸런싱 기능, 대역폭 관리 기능 및 캐싱 기술 등을 사용하는 기업의 경우 내부에 배포되는 솔루션을 사용해 이러한 네트워크 최적화 기술을 충분히 활용하면서 콘퍼런싱 콘텐츠의 배포를 훨씬 직접적으로 제어할 수 있다.

보안성
보안 문제, 웹에서 활동하는 해커, 기업 정보와 문서의 무단 사용과 배포에 대한 관심이 높아짐에 따라 철저한 보안 제어 실행 기능, 안전한 인증 시스템 및 방화벽 뒤에 설치된 모든 애플리케이션과 커뮤니케이션에 대한 지속적인 시스템 모니터링 등이 매우 중요한 사안이 되고 있다. 사내 솔루션을 사용하면 웹 콘퍼런싱 콘텐츠에 대한 보안 위협 및 권한 없는 액세스를 적절한 수준으로 제어하고 관리할 수 있다.

경제적 이익
웨인하우스 리서치의 조사 대상 응답자가 사내 콘퍼런싱 솔루션을 선택하는 이유 중 하나로 경제적 이익을 꼽고 있는 점을 감안할 때 호스팅 솔루션에 비해 내부에 배포되는 솔루션을 통해 얻는 경제적 효과가 더 크다는 점이 사내 콘퍼런싱 솔루션의 사용을 촉진하는 원인이 된다. 그러나 기업은 경제적 혜택에 대한 최종적인 판단을 하기 위해 사용 방식, 회의 기간, 참가자 수와 기타 사용 시나리오에 대해 철저히 분석해야 한다. 연구 조사에 따르면 상당수의 기업들이 비용에 대한 예측 가능성과 기타 경제적 요인 때문에 ASP 솔루션을 선택하는 것으로 나타났다. 솔루션을 선택하는 문제는 결코 간단하지 않으며 경제적 이익은 평가 단계에서 고려할 다양한 요소 중 하나의 요소로 살펴보아야 한다.

잠재적인 뛰어난 통합
다른 엔터프라이즈 애플리케이션, 비즈니스 프로세스 및 최종 사용자 워크플로와 완벽하게 통합되는 솔루션을 사용할 때 기업은 강력한 웹 콘퍼런싱 솔루션의 이점을 극대화할 수 있다. 이러한 통합성은 사내 솔루션을 배포함으로써 최상의 결과로 나타날 수 있다.

통합에서 가장 기본적인 사항은 콘퍼런싱 솔루션과 기업의 LDAP 디렉터리 혹은 액티브 디렉터리 서비스를 긴밀히 통합하는 것이다. 요즘 전자 메일과 일정 시스템을 통합하는 일은 아주 흔하게 볼 수 있다. 호스팅 솔루션과 사내 솔루션 모두 디렉터리 통합 기능을 제공하지만 이러한 솔루션을 기업에 사용할 수 있는지는 더욱 복잡한 통합 이니셔티브에 따라 판가름난다. 여기에는 다양한 전화 중심의 서비스를 비즈니스 사용자의 데스크톱에 바로 접목할 수 있는 IP PBX 시스템과의 통합을 통해 웹 콘퍼런싱 시스템과 전화 시스템 간의 연결성을 높이는 생산성이 포함된다.

콘퍼런싱이나 전화용 통합 솔루션을 사용하면 동료나 다른 사람들과 커뮤니케이션할 수 있는 다양한 옵션을 사용할 수 있다. 예를 들어, 웹 콘퍼런싱 솔루션을 사용해 온라인 미팅을 진행할 때 미팅에 사람을 추가로 참여시켜야 하는 경우 미팅 주도자가 사람들 각 개인별 일정에 손쉽게 액세스한 후 기업 디렉터리에서 해당 이름과 전화 번호를 차례로 클릭해 자동으로 사람들에게 전화를 걸 수 있기 때문에 실시간으로 사람들을 미팅에 참여시킬 수 있다.

기업이 미팅을 주최하고 직원을 교육하며 투자자, 고객, 비즈니스 파트너나 잠재 고객을 위한 프레젠테이션을 제작하는 데 웹 콘퍼런싱 솔루션을 점차 많이 사용함에 따라 콘퍼런싱 애플리케이션과 콘텐츠 관리 솔루션을 통합하는 일이 점점 중요해지고 있다. 또한 오디오 파일, 비디오 콘텐츠, 데이터 파일, 등록 정보와 리포팅이 포함된 콘텐츠의 양과 분석 데이터의 양이 계속 증가하면서 콘퍼런싱 콘텐츠를 저장, 검색 및 재사용할 수 있는 효과적인 방법에 대한 필요성도 갈수록 높아지고 있다. 통합 콘퍼런싱, ODRM 솔루션이나 콘텐츠 관리 시스템을 사용하면 자료 및 리치 미디어 콘텐츠를 아주 효율적이고 쉽게 관리할 수 있다.

기업은 콘퍼런싱 솔루션과 콘텐츠 관리 시스템을 긴밀히 통합함으로써 콘텐츠 제작, 배포, 보관된 콘텐츠를 찾는 데 걸리는 시간을 줄여 생산성을 향상시킬 수 있다. 뿐만 아니라 수십 개 혹은 수백 개의 중복 복사본을 개인 사용자 데스크톱에 저장하거나 기업 네트워크를 통해 전자 메일 첨부 파일로 지속적으로 전달하는 대신, 일반적으로 액세스할 수 있는 단일 콘텐츠 관리 저장소에 저장된 교육 프레젠테이션, 미팅 파일 및 기타 콘퍼런싱 콘텐츠의 단일 복사본을 유지 관리할 수 있기 때문에 스토리지 비용을 절감해 전체 비용을 절감할 수 있다.

비즈니스 가치와 생산성에 영향을 주는 요인
최적의 웹 콘퍼런싱 솔루션과 리치 미디어 솔루션을 배포해 기업의 전략적 이점을 도출하고 비즈니스 가치를 창출할 수 있는 방법은 다양하다. 다음과 같은 사항이 비즈니스에 실질적인 영향을 미칠 수 있다는 점을 잊지 말라.

기존 자료 활용
대다수 기업들은 교육용 비디오, 리치 미디어 프레젠테이션 및 기타 유형의 콘텐츠와 같은 기존 라이브러리를 보유하고 있는데, 이러한 콘텐츠는 앞으로 있을 수 있는 교육 프로그램, 영업용 프레젠테이션, 마케팅 커뮤니케이션, 웹 중심의 기타 커뮤니케이션에서 다른 용도로 재구성해 사용할 수 있다. 이러한 방식으로 사용할 경우 생산성도 크게 향상시킬 수 있다.

기존 콘텐츠와 기타 리소스의 활용을 통해 얻을 수 있는 이점은 다음과 같다.

교육 프로그램 조정자, 주제 전문가, 감독관 등 직원 훈련 및 교육 담당자에 대한 인건비 절감

기업의 제품과 서비스에 대한 주요 가치 제안에 대한 지침, 마케팅 메시징, 영업용 프레젠테이션 지원 등을 제공하기 위한 채널 파트너의 아웃리치(outreach) 및 교육 이니셔티브에 대한 비용 절감

잠재 고객을 위한 제품 데모 제공, 영업 기회 창출 프로그램 수행, 영업용 프레젠테이션 제공 등에 필요한 시간과 노력을 줄임으로써 고객 확보를 위한 비용 절감

능률적인 프로세스 워크플로
리치 커뮤니케이션 기술을 통해 상당한 이점을 얻고 실질적인 비즈니스 가치를 창출할 수 있다는 확신을 얻으려면 리치 커뮤니케이션 기술을 기업의 기존 비즈니스 프로세스와 워크플로에 완벽하게 통합하는 일이 무엇보다도 중요할 것이다. 솔루션이 콘텐츠 제작이나 전달을 위한 단순 독립 실행형 소프트웨어 제품이나 개별 도구일 경우에는 기업의 순익을 극대화하지 못한다. 완벽하게 통합된 리치 미디어 커뮤니케이션 솔루션은 기업에 여러 가지 이점을 제공할 수 있다.

반복적인 프레젠테이션을 다시 제작하는 데 필요한 시간과 노력을 절감하고 콘텐츠 제작을 더욱 능률적으로 진행

콘텐츠 제공 프로세스의 단계를 최소화

IT 리소스 확장 없이 사용자 기반 확대

콘텐츠의 전달 효과 강화
오늘날 TV 중심의 사회에서는 개개 사람들이 정보, 커뮤니케이션이나 학습용 콘텐츠의 소비자로서, 정적인 형식이나 텍스트 중심으로 제공되는 콘텐츠에는 매료되지 못하거나 관심을 두지 않는 경우가 있다. 동일한 목적의 온 디맨드 리치 미디어의 사용이 빠르게 증가할 수 있었던 핵심 요인은 바로 단순한 정적 콘텐츠보다 훨씬 동적이고 매력적인 방식으로 제공될 수 있다는 점이다.

더욱이 직원, 학생, 고객 및 잠재 고객이 일정 형태의 상호 작용을 비롯해 미팅, 교육 과정 세션 혹은 프레젠테이션에 완전히 매료되면 전달되는 콘텐츠에 대한 사용자의 관심과 집중력도 더불어 증가한다는 사실을 기업들은 깨닫기 시작했다. 또한 적절한 비디오를 사용함으로써 교육 과정 세션에 대한 관심도를 유지하고 효과를 향상시키는 긍정적인 효과를 창출할 수도 있다.

비디오는 단순히 발표자의 '토킹 헤드(talking head)' 비디오를 보여주는 수준에서부터 라이브 웹 콘퍼런스나 온 디맨드 프레젠테이션 동안 훨씬 전문적으로 제작된 비디오를 온 디맨드 리치 미디어로 제공하는 방식에 이르기까지 다양하게 활용될 수 있다. 그리고 비디오를 사용하면 참가자끼리의 연대감을 높일 수 있으며 생각과 개념을 전달하는 데 유용한 시각적 단서를 제공할 수 있다.

비디오는 지난 몇 년 동안 웹 사이트를 구성하는 매우 일반적인 요소가 되었으며 현재 인터넷 사용자가 이러한 온라인 비디오의 일반적인 소비자로 주류를 이루고 있다.

온라인 퍼블리셔 어소시에이션(Online Publishers Association)에서 약 2만 8000명의 인터넷 사용자를 대상으로 실시한 조사 결과에 따르면, 사용자의 74%가 온라인 비디오를 본 적이 있으며 절반 이상의 사용자(51%)가 적어도 한 달에 한 번씩 온라인 비디오를 보는 것으로 조사됐다. 5(‘Drivers and Barriers to Online Video Viewing’, 2005/2. Online Publishers Association. 25개의 개별 웹사이트에서 2만 7841명의 인터넷 사용자를 대상으로 조사)

또한 최근의 웹메트릭스 조사 결과에서 웹캠 비디오가 비즈니스 업계에서 점차 널리 사용되고 있는 것으로 나타났다. 응답자들은 비디오나 웹캠을 사용하는 웹 콘퍼런스를 아주 빈번하게 개최하고 있다고 답했으며, 비디오를 대부분의 회의에서 사용하고 있다고 응답한 사람들도 30% 이상일 뿐 아니라 회의의 95% 이상에서 비디오를 사용한다고 응답한 사람도 9%에 달했다.

그러나 라이브와 온 디맨드를 위한 비디오 사용이 증가함에 따라 고대역폭 콘텐츠가 사용자나 네트워크에 미치는 잠재적인 영향을 해결해야 할 필요가 있다. 즉, 기업 네트워크 인프라나 참가자의 시각적 경험에 부정적인 영향을 끼치지 않고도 비디오를 지원할 수 있는 웹 콘퍼런싱 솔루션에 대한 필요성이 점차 증가하고 있는 것이다. 또한 비디오를 사용할 경우 다양한 사용자 데스크톱 구성, 연결 속도, 운영체제 및 브라우저에 대해서도 반드시 고려해야 한다.

미디어 플레이어 가용성이 접근성에 미치는 영향
오디오 및 비디오 같은 리치 미디어를 통해 접근성을 확대하려는 기업이라면 콘퍼런싱이나 협업 솔루션을 선택할 때 리치 미디어 콘텐츠를 보는 데 필요한 미디어 플레이어나 브라우저의 종류를 고려해야 한다. 아래 차트에는 네 가지의 선도적 미디어 플레이어, 즉 마이크로소프트어의 윈도우 미디어 플레이어, 애플의 퀵타임 플레이어, 리얼네트웍스의 리얼원 플레이어, 매크로미디어의 플래시 플레이어의 보급률이 표시돼 있다.

그림(출처: Macromedia, Microsoft, RealNetworks, Apple Computer, Wainhouse Research)

인터넷 사용자는 위에 나열된 어떤 미디어 플레이어용으로 인코딩된 콘텐츠보다 매크로미디어 플래시를 사용해 제작한 프레젠테이션 콘텐츠를 휠씬 많이 볼 수 있기 때문에, 선택 옵션이든 유일한 콘텐츠 제공 포맷이든 플래시 포맷으로 콘텐츠를 제작하고 제공할 수 있는 솔루션 제공 업체의 수가 늘어날 것으로 예상된다. 접근성을 최대한으로 얻으려면 기업은 비즈니스 요구 사항뿐만 아니라 잠재 사용자가 당면하고 있는 리치 미디어 프레젠테이션, 미팅과 웹 콘퍼런싱에 대한 기술적 한계를 완벽히 파악해야 한다.

영업, 마케팅, 교육용 프레젠테이션의 접근성 확대
일반적으로 각 비즈니스의 주된 목표는 영업용 프레젠테이션, 마케팅 메시지나 교육 프로그램을 통해 더 많은 사람들에게 접근하는 것이다. 접근성은 여러 각도에서 살펴볼 필요가 있다.

우선 해당 특정 콘텐츠를 가능한 많은 사용자가 볼 수 있어야 한다. 사용자가 메시지를 보거나 들으려면 먼저 보기용 특수 클라이언트나 대용량 소프트웨어를 다운로드해야 한다면 사용자를 대거 잃을 가능성이 높다. 대다수의 직원이나 비즈니스 파트너가 특수 소프트웨어를 다운로드하는 데 시간을 소비해야 한다면 이는 생산성에 상당한 영향을 미칠 수 있기 때문이다.

모범 사례를 지원하는 상세 리포팅
리치 미디어 커뮤니케이션 시장에 대한 자체 조사와 다양한 종류의 콘퍼런싱 솔루션과 협업 기술을 사용하는 관리자와 최종 사용자와의 자체 일대일 인터뷰를 통해 각 업체들의 솔루션 사용 성공률을 높일 수 있는 다양한 유형의 모범 사례를 보유하고 있다. 여러 기업에서 이미 직원 미팅, 교육 과정 세션과 프로젝트 관리에 웹 커뮤니케이션을 사용하도록 권장하는 인센티브 프로그램을 실시하고 있다.

한 대형 사무실 장비 공급 업체는 무작위 추첨을 통해 직원과 가족에게 3일간의 휴가 패키지를 제공하고 해당 기간 내에 직원들이 모든 교육 과정 세션에 참가하도록 권장하고 있다. 또 다른 기업의 경우 사내 웹 콘퍼런싱 솔루션을 사용해 온라인 미팅을 수행하는 개발 관리자에게 인센티브를 제공하고 있으며 '결석률'이 낮은 관리자에게는 다른 식으로 보상함으로써, 내부 솔루션이 효율적으로 사용되도록 하고 있다.

이동 근무자로까지 리치 미디어 커뮤니케이션 확대
RIM Blackberry 디바이스, 스마트폰, HP iPAQ 등과 같은 모바일 디바이스가 엔터프라이즈 부문에서 강한 상승세를 보이고 있다. 기업들은 현재 이러한 종류의 디바이스를 사용해 웹 콘퍼런싱과 리치 미디어 커뮤니케이션을 이동 근무자로까지 확대할 수 있는 방법을 모색하고 있다. 새로 출시된 다양한 휴대전화와 무선 디바이스에는 이러한 유형의 콘텐츠를 볼 수 있는 리치 미디어 클라이언트가 내장돼 있다.

현재 전 세계 5억 대 이상의 디바이스에 플래시 플레이어가 탑재돼 있다. 플래시 라이트는 무선 디바이스 부문에서 가장 높은 보급률을 자랑하는 리치 미디어 클라이언트로, 특히 아시아 지역 휴대전화에 상당히 많이 배포돼 있다. 데스크톱에 배포된 플래시 플레이어를 사용할 때와 마찬가지로, 플래시 라이트를 통해 기업과 무선 서비스 제공 업체의 네트워크 활용률 측면과 대역폭 측면에서 비디오와 그래픽 애니메이션 같은 리치 콘텐츠를 더욱 효율적으로 볼 수 있다.

지금까지 웹 콘퍼런싱 솔루션 선택에 영향을 미치는 다양한 요인들에 대해 살펴보았다. 어떤 경우에는 호스팅 서비스 솔루션을 선택하는 것이 최적일 수 있고 또 어떤 경우에는 CPE 또는 내부에 배포되는 솔루션을 선택하는 것이 최적일 수 있다.

다음은 호스팅 서비스나 내부에 배포되는 솔루션으로 사용할 수 있는 매크로미디어 브리즈(Macromedia Breeze) 5에 대해 살펴보도록 하겠다.

매크로미디어 브리즈 5 검토
드림위버, 콜드퓨전, 플래시, 컨트리뷰트 같은 제품을 내놓은 데스크톱 소프트웨어 공급 업체인 매크로미디어(www.Macromedia.com)는 브리즈 제품 출시 이후 웹 콘퍼런싱 분야에서 핵심 선두주자로 각광받고 있다.

브리즈는 웹 콘퍼런싱, 신속한 교육 과정 및 e러닝, 온 디맨드 프레젠테이션, 온라인 이벤트 관리를 제공하는 통합 시스템이다. 웹 콘퍼런싱 솔루션인 브리즈의 가장 큰 장점은 발표자와 사용자가 플레이어 윈도우에 표시되는 콘텐츠의 다양한 영역을 조정하고 위치를 변경하며 크기를 조절할 수 있는 벡터 기반 포맷인 플래시 포맷으로 모든 콘텐츠가 제공된다는 사실이다.

브리즈 회의실 레이아웃(출처: 매크로미디어)

사용 편의성
매크로미디어는 훌륭한 사용자 경험을 제공해 왔으며, 브리즈 제품과 서비스의 사용 편의성을 높이기 위한 노력이 브리즈 5 솔루션에 그대로 반영돼 있다.

관리자를 위한 브리즈 5 - 관리자는 사용자 추가 및 삭제, 권한 확인과 그룹 관리를 단 하나의 콘솔에서 수행할 수 있다. 사용자 프로필은 제품과 함께 제공되는 프로필 사전을 비롯해 다양한 사용자 필드를 포함하도록 사용자 요구에 맞게 구성할 수 있다. 교육 과정 조정자는 일반적인 교육 과정, 교육 과정 준수 여부를 추적하는 데 유용한 도구로 사용할 수 있다.

리포팅 대시보드를 통해 과정 이수 여부와 테스트 점수를 추적해 교육 과정 준수 여부 보장

교육 과정 참가율과 성공률에 대한 통계

모든 학생 추적과 각 결과 추적

사용자 작업 결과와 교육 과정 성과 측정

과정 이수 시 고유 인증 번호 부여

지속적인 교육에 필요한 요건에 맞도록 사용자 인증

리포트 다운로드 및 다른 엔터프라이즈 애플리케이션이나 LMS(Learning Management System)로 리포트 데이터 가져오기

사용자는 통보 관리 기능을 사용하여 맞춤식 초대장, 등록 확인과 승인(혹은 거부), 미리 알림, 사후 이벤트 커뮤니케이션을 자동으로 전송할 수 있다. 초대 목록은 CSV 포맷으로 가져올 수도 있다. 또한 브리즈 대시보드 리포팅 도구를 사용해 사용자별 혹은 질문별로 콘텐츠 뷰를 추적할 수 있으며, 리포트 필터 기능을 사용해 특정 일정이나 사용자 같은 리포트 매개 변수를 정의할 수 있으므로 특정 비즈니스에 맞게 리포트를 작성할 수 있다.

한 번 정의된 이러한 필터는 모든 리포트에 적용된다. 교육 프로그램의 경우 대시보드에 각 교육 과정과 커리큘럼에 대한 등록 수, 조회, 이수한 횟수, 교육 과정 참가자의 각 이수 상태가 표시된다. 또한 차트에는 지난 6개월간 가장 인기 있던 교육 과정과 커리큘럼이 표시된다.

발표자를 위한 브리즈 5 - 발표자는 브리즈 미팅 동안 다양한 옵션을 통해 콘텐츠와 정보를 제공하거나 공유할 수 있다. 브리즈는 참가자에게 전화 걸기, 음소거/음소거 해제, 참가자의 전화 대기/대기 해제, 참가자 퇴장시키기, 발표자 보기와 같은 오디오 콘퍼런스 진행을 위한 제어 기능을 통해 예약이 필요 없는 통합된 오디오 콘퍼런싱을 지원한다. 이러한 기능 중 일부는 매크로미디어와 파트너십을 맺은 프리미어 글로벌 서비스를 통해 사용할 수 있다. 또한 통합된 기능을 통해 단일 인터페이스에서 웹 콘퍼런스와 전화 콘퍼런스 일정을 관리할 수 있다.

오디오 콘퍼런스 제어 기능(출처: 매크로미디어)

참가자를 위한 브리즈 5 - 참가자는 다양한 방식으로 편리하게 제품을 사용할 수 있다. 가장 중요한 점은 잠재 사용자의 98%가 제공된 콘텐츠를 자신의 컴퓨터에 설치돼 있는 플래시 플레이어를 통해 볼 수 있다는 것이다. 즉, 참가자는 브리즈를 통해 수행되는 웹 기반 프레젠테이션을 보거나 미팅에 참가하기 위해 특수 플러그 인 혹은 미디어 플레이어를 별도로 다운로드하거나 설치할 필요가 없다.

브리즈 미팅은 마이크로소프트 아웃룩에서 일정을 관리하고 참가할 수 있으며 참가자는 각자의 아웃룩 일정에 브리즈 미팅을 추가할 수 있다. 전자 메일 알림에는 웹/음성 콘퍼런스 정보가 포함된다.

워크플로 프로세스의 능률화를 위한 도구
기업 브랜드에 맞게 색상과 로고를 완전히 제어할 수 있는 저작 도구를 사용해 브리즈 프레젠테이션 뷰어를 사용자 요구에 맞게 구성할 수 있다. 선택된 사항은 템플릿으로 저장돼 다른 프레젠테이션을 퍼블리싱할 때 재사용할 수 있다. 기업 색상, 로고와 프레젠테이션 뷰어 레이아웃 설정은 테마로 저장해 재사용할 수 있으므로 모든 프레젠테이션에 대한 일관성을 보장할 수 있다. 또한 프레젠테이션 뷰어 기능은 특정 프레젠테이션의 목적에 맞게 구성할 수 있어 특정 콘텐츠에 대한 기대에 부합되는 시각적 경험을 제공할 수 있다. 프레젠테이션, 회의실, 이벤트 등록 페이지와 웹 인터페이스는 모두 사용자 목적에 맞게 구성할 수 있다.

맞춤식 프레젠테이션 뷰어(출처: 매크로미디어)

영구 회의실
영구 회의실이나 가상 작업 공간을 사용하면 비동기식 기능을 손쉽고 효율적으로 사용할 수 있다. 이러한 솔루션은 호스팅 서비스 솔루션과 내부에 배포되는 소프트웨어나 서버 형태로 제공된다. 영구 회의실은 각 발표자나 관리자를 위한 콘텐츠를 저장하거나 많은 사용자가 단일 지점에서 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 구성할 수 있다. 브리즈는 회의실 구성과 모든 콘텐츠를 자동으로 저장하므로, 사용자는 콘텐츠를 다시 로드하지 않고도 모든 회의실을 다시 개방해 재사용할 수 있다.

콘텐츠 관리
리치 미디어 커뮤니케이션 솔루션으로 제작한 콘텐츠를 효과적으로 관리, 검색, 복구, 재사용할 수 있는 기능은 기업이 필요로 하는 중요한 요구 사항이다. 브리즈에 포함된 통합 콘텐츠 관리 기능을 통해 기업은 다음 사항을 실현할 수 있다.

교육 조정자, 팀 주도자, 영업 관리자, 인사 관리와 HR 부서 등의 인건비 절감

사베인 옥슬리, HIPPA, SEC 같은 규제에 대해 정부에서 요구하는 규정 사항 준수

생산성을 높이기 위한 교육 프로그램, 프레젠테이션 도구, 온라인 미팅 솔루션이나 기타 기술의 활용률 증가, 리치 미디어 콘텐츠를 제작하고 해당 위치를 찾아 사용하는 데 필요한 시간 절감

PPT, 플래시, 비디오, 플래시페이퍼, 기타 모든 유형의 문서를 비롯한 리치 미디어 콘텐츠나 관련 메타데이터를 온라인 콘텐츠 라이브러리에 저장

내부에 배포되는 솔루션과 호스팅 서비스
웹 콘퍼런싱에 사용되는 내부 배포식 솔루션과 호스팅 서비스 사이에는 분명한 차이점이 있다. 내부에 배포되는 솔루션이 제공하는 관리 제어 향상, 보안 강화, 경제적 이점 등 일부 장점에 대해서는 이미 검토했다.

하지만 이 두 가지 옵션 중에서 하나를 선택해 사용하는 것이 이상적이며 특히 여러 솔루션이 서로 통합된 경우에는 더욱 그러하다. 브리즈는 내부에 배포되는 솔루션과 호스팅 서비스로 제공되므로 비즈니스 사용자는 현재의 상황에 가장 적합한 방식으로 사용할 수 있다. 또는 호스팅 서비스를 먼저 선택하고 활용률이 점차 증가하면 내부 배포식 솔루션으로 변경하도록 선택할 수도 있다.

확장성과 통합
광범위한 콘퍼런싱이나 협업 기술을 채택할 수 있도록 솔루션은 API나 개발자 툴킷 같은 방법을 통해 다른 애플리케이션, 프로그램, 비즈니스 시스템과 손쉽게 통합돼야 한다. 매크로미디어는 새로운 애플리케이션을 제작하거나 브리즈 기능을 다른 비즈니스 애플리케이션과 워크플로에 통합할 수 있도록 샘플 코드뿐만 아니라 다양한 API를 개발자와 IT 전문가에게 제공하고 있다. 여기에는 기업 디렉터리, 포털, CRM 시스템, LMS(Content Management System), 기타 기업 시스템과의 통합 기능이 포함돼 있다. 또, 다른 프로그램으로 개발된 e러닝 교육 과정 같은 타사 콘텐츠에 대한 관리, 추적/리포팅 기능을 지원하며, SCORM 1.2, AICC, 브리즈 트레이닝 같은 e러닝 표준을 지원한다.

웹 콘퍼런싱 부문에서 브리즈가 현재 보유하고 있는 시장 점유율 및 브랜드 인지도를 높이기 위해 매크로미디어가 이용할 수 있고 이용해야 하는 세 가지의 핵심 범주가 있다.

결론
기업의 핵심 커뮤니케이션 기술로 자리매김한 웹 콘퍼런싱
앞으로 웹 콘퍼런싱에 대한 지출 규모는 향후 몇 년 동안 연간 20% 이상의 성장률을 나타낼 것으로 예상된다. 따라서 기업은 웹 콘퍼런싱이 현재 기업 내에서 어떻게 사용되고 있는지를 파악하고, 미션 크리티컬 기술로서의 효과를 극대화하기 위해 앞으로 어떤 방식으로 사용할지를 면밀히 검토해야 한다. 현재의 활용 방식과 앞으로의 계획을 검토해 봄으로써 기업은 자사에 가장 적합한 유형의 솔루션을 채택할 수 있다.

입지를 구축한 내부 배포식 솔루션과 호스팅 솔루션
지난 5년 동안 웹 콘퍼런싱에 대한 기업의 급격한 지출 증가는 호스팅 솔루션 사용이 증가한 데 따른 것이다. 향후 5년간의 추세를 보면 방화벽 뒤에 웹 콘퍼런싱 솔루션을 배포하는 기업이 증가할 것이며 이렇게 배포된 솔루션은 다른 비즈니스 애플리케이션과 커뮤니케이션 기술과 긴밀하게 통합될 것으로 보인다.

그러나 내부에 배포되는 솔루션의 채택률이 급격히 증가하더라도 호스팅 서비스 역시 여러 가지 이유에서 중요한 솔루션으로 남을 것이다. 대다수 기업, 특히 소규모 기업에게는 상당한 규모의 선행 투자나 대규모 IT 직원의 지원이 필요 없는 호스팅 웹 콘퍼런싱이 리치 미디어 커뮤니케이션 기술을 활용할 수 있는 이상적인 방법이다. 더욱이 모든 브라우저에서 액세스 가능하고 개인이 신용 카드로 구입할 수 있는 호스팅 서비스의 편리함은 많은 비즈니스 사용자에게 계속해서 매력적인 요소가 될 것이다.

핵심적인 라이브/온 디맨드 기능
라이브 미팅과 프레젠테이션이 가장 효과적인 도구로 사용되는 경우도 있고
온 디맨드 방식으로 사용할 수 있는 전문 프레젠테이션을 제작하기 위해 다양한 애플리케이션을 사용하는 경우도 있다. 그러나 가장 훌륭한 결과를 얻기 위해서는 무엇보다도 매크로미디어의 브리즈 솔루션과 같이 다른 솔루션과의 연동이 입증된 라이브 솔루션과 온 디맨드 솔루션을 사용해야 한다는 의견이 점차 많아지고 있다.

성공의 결정 요인 : 사용 편의성
관리자, 발표자와 사용자가 손쉽게 사용할 수 있는지 여부는 웹 콘퍼런싱과 협업 솔루션의 성공을 결정하는 중요한 요인이다. 시스템 배포, 사용자 계정 설정, 발표자 교육, 활용도에 대한 리포트와 메트릭을 확보하는 데 사용되는 관리 도구는 솔루션이 제공하는 정보에 액세스해야 하는 IT 직원과 인사 관리 직원들에게 사용하기 쉽고 간편해야 한다.

발표자와 참가자 중 한 사람이라도 직관적인 사용자 인터페이스를 통해 큰 문제없이 미팅을 수행할 수 없다면 기업 표준으로서 웹 콘퍼런싱 솔루션의 높은 사용률과 최종 사용자 채택률이 기대에 훨씬 미치지 못할 것이다. 최대의 비용 절감과 최적화된 생산성을 도출하기 위해서는 콘퍼런싱 솔루션과 협업 솔루션을 신속하면서도 손쉽게 사용해 미팅을 제작, 실행하고 참여할 수 있어야 한다.

필수 고려 사항 : 통합과 확장성
웹 콘퍼런싱을 다른 애플리케이션, 디렉터리 서비스, 자주 사용되는 워크플로 애플리케이션과 비즈니스 프로세스와 긴밀히 통합하고 확장할 수 있는지 여부는 매우 중요하다. 또한 실시간 커뮤니케이션을 최대한 활용할 수 있도록 웹 콘퍼런싱을 오디오(PSTN 혹은 IP)뿐만 아니라 프레젠스(presence), 인스턴트 메시징과 통합할 수 있어야 한다.@