[지디넷코리아]사람 다음으로 IT 부서의 예산을 가장 많이 차지하는 부분은 시스템 장비일 것이다. 하드웨어 비용 절감은 중소기업 조직에도 예산 부문에서 커다란 영향을 미칠 수 있다. 테크리퍼블릭(TechRepublic) 기고자들과 회원들을 통해 비용 절감이 가능한 하드웨어 예산편성 방법을 알아보자. 잘만 활용하면 200%의 실제 성과를 거둘 수 있으므로 반드시 명심할 것!

다음은 10가지 실제 사례다.

1. 문서로 된 하드웨어 정책을 개발하라.
뭐든지 시작하기 전에 우선 IT 부서의 하드웨어 정책을 문서화해야 한다. 이 문서가 마그나 카르타일 필요는 없지만 하드웨어 표준, 구매, 지원, 무난한 사용 등 모든 측면에 대한 개요는 담고 있어야 한다. 신중하고 기술적으로 구현된 정책으로 IT 부서의 효율성을 향상시키고, 불필요한 구매를 줄일 수 있어야 한다.

2. 표준화 장비를 선택하라.
모든 사용자나 모든 부서의 IT 수요가 동일한 것은 아니다. 따라서 모든 장비를 가능한 한 표준화할 필요가 있다. 예를 들어, 테크리퍼블릭 직원들은 두 가지 노트북 중 하나를 선택할 수 있다. 두 가지 노트북이 같은 제조업체 제품이므로 배터리, 전원, HDD, 도킹 스테이션 등 교체할 수 있는 부품이 많다. 이렇게 하면 문제 해결에 대한 효율성도 높아지고, IT 부서에서는 한 업체로부터 장비를 대량 구매할 수 있다는 장점도 있다. 이 팁은 3번과 4번 항목과도 연결된다.

3. 대량으로 구매하라.
가능한 한 개별 부품이나 개별 시스템 구매는 피하라.

제조업체들과 유통업체들은 대량으로 구매할 경우 할인혜택을 제공하는 경우가 많다. 이렇게 하려면 좀더 세부적인 계획을 수립해야 하지만 비용절감 효과를 고려한다면 충분히 가치있는 일이다. 테크리퍼블릭 기고자 데이비드 윌리엄스는 비어있는 스토리지 매체에 특히 이 팁이 유효하다고 밝혔다.

4. 한 업체를 이용하라.
이 팁은 3번 항목과 밀접한 관련이 있다. 한 업체를 이용하면 대량 구매를 할 수 있고, 대량 구매에 대한 할인까지도 적용받을 수 있다.

모든 서버, 워크스테이션, 노트북을 제공할 수 있는 한 업체를 찾아라. 이렇게 함으로써 효율적인 장비 구매, 표준화 지원이 가능할 뿐 아니라 공급업체와도 장기적인 관계를 유지할 수 있다. 개인적인 경험으로 볼 때 공급업체들은 장기 고객을 지나가는 구매자보다 더 소중하게 생각한다.

5. 중고 제품을 이용하라.
테크리퍼블릭의 수석 IS 엔지니어 테드 런은 가능하면 중고 모니터를 이용하라고 제안한다. 중고 모니터를 아무 문제없이 사용할 수 있는데 왜 굳이 새 모니터에 비용을 지불해야 하나? 교육장, 컴퓨터실, 커뮤니티 센터, 그리고 시스템을 매일 사용하지 않는 곳이 중고 장비를 도입하기 가장 좋은 장소다.

6. 사용자가 꼭 필요로 하는지 확인하라.
19인치 LCD 모니터나 첨단 시스템을 구매하기 전에 사용자가 실제로 이런 장비를 필요로 하는지 체크하라. CAD 디자이너라면 최신 기술을 필요로 할 수도 있지만 대부분의 일반 사용자들은 그렇지 않다. IT 부서로 들어오는 모든 요구사항을 비판적으로 검토하라. 사용자가 업무 필요성에 대한 합리적인 근거를 제시하지 못하면 구매하지 말라.

7. 노트북 사용을 제한하라.
노트북 가격이 하락하고는 있지만 노트북과 외장 모니터, 키보드, 마우스를 갖춘 도킹 스테이션의 가격은 일반적인 데스크톱에 비해서는 상당히 높다. 노트북은 외근이 잦은 직원들에게만 제공하라.

8. 주변기기를 신중하게 선택하라.
기고자 미쉘 허친슨은 근무 환경에 맞게 장비를 적절히 사용하라고 충고한다. 미쉘의 일부 사용자들은 먼지가 가득한 공장에서 근무한다. 이 때문에 미쉘은 마우스를 자주 교체해주었다. 그러다가 결국에는 이 문제를 해결할 수 있는 광마우스로 교체했다. 미쉘은 “이런 부분을 통해 큰 비용을 절감할 수 있는 것은 아니지만 비용절감에 기여하는 것은 사실”이라고 밝혔다.

9. 선택적인 하드웨어 솔루션을 사용하라.
미쉘은 또한 표준 PC 시스템보다는 다른 옵션을 고려하라고 제안한다. 8번 항목에서 언급했던 사용자는 근무 환경 때문에 조립 라인을 씬 클라이언트 시스템으로 교체했다. 미쉘은 “조립라인의 모든 PC를 업그레이드하려면 비용이 많이 든다. 하나의 서버로 연결되는 씬 클라이언트를 사용하면 20대가 아닌 1대의 PC만 업그레이드하면 된다”고 강조했다.

10. 호출기 수를 줄여라.
ASP 업체에서 근무하는 테크리퍼블릭 컬럼리스트 제프 데이비스는 사내 업무 관리자가 최근 불필요한 호출기를 모두 없애면서 매월 900달러 정도의 비용을 절감하고 있다고 밝혔다. 제프의 회사에서는 많은 IT와 비 IT 직원들에게 호출기를 지급해왔다. 이 업무 관리자는 모든 직원들을 대상으로 회사에서 지급하는 호출기가 실제로 필요한지에 대한 설문조사를 벌였다. 대부분의 직원들이 개인적 혹은 회사가 제공한 휴대폰을 갖고 있기 때문에 전체 호출기의 약 40%에 대한 서비스를 중지시켰다.@