[지디넷코리아]이번 회에는 문서 라이브러리 기능과 사진 라이브러리 기능에 대해 알아보자. 이 기능은 웹 폴더 개념과 비슷하다. 팀간 협업을 위해서 많은 기능들이 추가돼 있다.

먼저 문서 라이브러리 기능이다. 기본적으로 공유문서 라이브러리가 하나 생성된다.
<그림 1> 공유문서 라이브러리
라이브러리를 이용하면 사이트 사용자와 파일을 공유할 수 있다. 사용하는 라이브러리 종류는 공유하는 파일 종류에 따라 다르다. 디지털 사진 또는 그래픽 모음을 공유하려면 그림 라이브러리를 사용하면 되고, XML 기반 업무 문서 양식 그룹을 저장하려면 양식 라이브러리를 사용하면 된다. 문서 및 스프레드시트를 포함하는 대부분의 다른 파일 형식에 대해서는 문서 라이브러리를 사용하면 된다.

문서 라이브러리는 각 파일에 대한 하이퍼링크뿐 아니라 파일이나 폴더 및 해당 속성이 나열된 페이지를 표시한다. 이 페이지에는 파일 및 폴더 추가, 파일 목록 정렬 및 필터링, 다른 라이브러리 보기로 전환 및 라이브러리 디자인 변경 등에 대한 명령이 들어 있다. 또한 라이브러리나 라이브러리의 특정 파일이 변경되면 이를 알리도록 할 수 있다.

라이브러리에서 파일을 추가하거나 제거하면 WSS는 사이트에서 해당 파일에 대한 하이퍼링크를 모두 업데이트 한다.
그럼 공유문서 라이브러리에 워드 문서 'Summer'를 하나 게시해보도록 하자. '새 문서'를 클릭하면 MS 워드가 실행된다. 문서 작업을 마친 후 저장 버튼을 누르면 WSS 사이트의 공유문서 라이브러리에 게시된다.

<그림 2> 새 문서 'Summer'가 공유문서 라이브러리에 게시됐다
이제 새로운 라이브러리를 하나 생성해보자. '만들기'를 클릭하면 된다. 여러 문서나 다른 파일들을 공유하려면 문서 라이브러리를 만든다. 문서 라이브러리는 하위 폴더, 파일버전 관리 및 체크 인/체크 아웃 등의 기능을 지원한다.

양식 라이브러리는 진행 상황 보고서나 구매 주문서 같은 업무 문서 양식을 XML 기반으로 관리할 경우 사용한다. 이 라이브러리를 사용하려면 MS 오피스 인포패스 같은 WSS 호환 XML 편집기가 필요하다.

양식 라이브러리로 '강의 계획서'를 생성해보자.

<그림 3> 강의 계획서 양식 라이브러리를 생성했다.
양식 버전 라이브러리에서 파일을 삭제하면 이전 버전도 모두 삭제된다. 이미지나 포함 개체가 있는 HTML 파일을 제외하고 모든 파일 형식에 대해 버전을 만들 수 있다. HTML로 버전을 만들 경우에는 이 사이트에 저장할 때 MHTML 형식(대개 .mht로 저장됨)을 사용해야 한다. 이것은 체크 아웃하고 수정하는 웹 사이트의 파일에도 적용된다. 버전 관리를 설정하면 문서 라이브러리의 문서를 업데이트할 때마다 버전이 자동으로 만들어진다.

'양식 채우기'를 클릭해 인포패스 2003을 실행시키고 하나의 양식을 만든다. 회사에는 출장보고서, 일일 업무계획, 주간업무계획 등 많은 양식들이 있다. 그러한 양식들을 인포패스 2003에서 만들고 WSS 사이트에 게시해보자.

인포패스 2003에서 양식을 만들고 '저장' 버튼을 누르면 '게시', '저장' 두 가지 메뉴가 나온다. '게시'를 누르면 WSS사이트에 그 양식을 게시하며, 저장을 누르면 단순히 사용자 시스템에 저장만 한다.

다음으로 그림 라이브러리에 대해서 알아보자. 그림 라이브러리는 이미지 파일을 처리하는 것 외에는 문서 라이브러리와 동일하다. 그림 라이브러리를 잘 사용하면 회사내의 이미지 파일들을 효율적으로 재사용할 수 있다.

그림 라이브러리를 하나 만들고 이미지를 게시해보자. 문서 라이브러리를 만드는 과정과 동일하다.

<그림 4> '회사직원'이라는 그림 라이브러리에 이미지를 추가했다.
여기서 문서나 이미지를 올릴 때마다 '승인'을 적용할 수 있다. 즉 게시하기 전에 관리자의 승인이 필요하게끔 만드는 것이다. 기본 상태에서는 비활성화 돼있으므로 승인 기능은 직접 추가해야 한다.

<그림 5> 내용 승인 항목
<그림 5>의 내용 승인이라는 항목에서 예를 선택하면 모든 게시물에 관리자의 승인이 필요하게 된다. 이를 응용해 전자결재도 할 수 있다.

다음으로 웹 토론에 대해서 알아보자. 팀과 관련된 주제로 뉴스 그룹 형식의 토론을 진행하려면 '일반 토론'을 사용하면 된다.

회사에서는 회의와 토론이 잦게 마련이며, 이로 인해 많은 관련 직원들이 많은 시간을 투자한다. WSS 사이트의 토론 기능과 게시판을 이용하면 회의와 토론으로 인해 발생하는 비효율성을 어느정도 줄일 수 있다.

우선 주제를 하나 만든다.

<그림 6> 일반 토론
주제를 만들었으면 옵션을 설정한다.

<그림 7> 토론의 여러가지 사항을 설정한다.
이제 토론 게시판을 만들고 게시판에 글을 올려보자.

<그림 8> 제품 토론게시판을 만들어 글을 올렸다.
'웹 토론' 기능을 사용하면 토론 권한이 있는 사용자는 누구나 모든 문서에 설명을 첨부할 수 있다. 설명은 문서와 함께 나타나지만 토론 서버에 저장된다. 여기서 '웹 페이지'는 브라우저로 볼 수 있는 모든 파일을 말한다.

웹 페이지를 보는 사용자는 '웹 토론' 도구 모음을 사용해 모든 토론을 보고 회신할 수 있다. '웹 토론' 도구 모음은 인터넷 익스플로러 4.0 이상에서 오피스 2003 프로그램 등의 WSS 호환 클라이언트 프로그램 사용자가 사용할 수 있다.

라이브러리와 웹 토론 기능을 통해 회사 내의 문서나 이미지, 토론 안건을 여러 사람이 공유 할 수 있다. 문서 라이브러리 내에는 특정한 폴더도 만들 수 있다.

<그림 9> '영업부'라는 문서 라이브러리에 여러가지 폴더를 만들었다.
각 폴더에 관련된 문서를 게시함으로써 문서 접근성을 높일 수 있다. 물론 기본적으로 사이트 그룹 구성원은 각 폴더에 접근 할 수 있다.

이렇게 구성하면 사용자는 보다 적은 노력으로 찾는 문서에 접근 할 수 있고, 팀간 문서 편집 상황이나 내용도 실시간으로 주고 받을 수 있다. 그리고 메신저 서비스와 통합되어 있기 때문에 메신저와 같이 사이트가 운영된다. MS 라이브 커뮤니케이션 서버 2003을 운용하면 팀간 협업을 좀더 효율적이고 빠르게 할 수 있다.

일반적인 MSN메신저 서비스와는 보안에서 차이가 있다. 라이브 커뮤니케이션 서버 2003은 주고받는 메시지가 암호화 된다. @