[지디넷코리아]이번에는 WSS 2.0의 목록(list) 기능에 대해서 알아보도록 하자. WSS 2.0에서는 기본적으로 연락처 목록과 작업 목록, 2개의 목록이 만들어진다.

이 기능을 이용해 회사 행사나 일정, 파트너사의 연락처 정보들을 목록을 이용하여 공유 할 수 있으며 부서내부 문서를 부서원끼리만 공유 할 수도 있다. 회사의 공식, 비공식일정 등을 사이트에 게시함으로써 일일이 수작업으로 그 내용을 알려주던 기존 형태와 달리, 빠르게 직원들에게 전달 할 수 있고 그 정보를 재사용 가능하게 해준다. 물론 업무협조도 원활하게 해준다.

먼저 연락처목록 기능을 보자. 기본적으로 WSS의 연락처는 아웃룩2003의 연락처와 동기화 된다.

<그림 1> WSS와 아웃룩2003의 연락처는 동기화된다

<그림 1>에서 볼 수 있듯이 팀 웹사이트-연락처 항목이 추가됐다.

두 가지 메뉴가 있는데 첫 번째로 '아웃룩2003에 연결'이 있다. 이 기능은 아웃룩2003과 연락처를 동기화 한다. '연락처 가져오기'는 아웃룩2003에 있는 연락처 항목을 가져오는 기능이다.

<그림 2> '연락처 가져오기'를 통해 아웃룩2003의 주소록을 연다		<그림 3> 아웃룩2003의 전체주소록을 WSS사이트에 게시한 모습

여기에서 목록별로 보안을 설정할 수가 있다. 하나의 목록을 만들고 그 목록에 접근할 수 있는 부서를 지정하면 그 부서 직원들만 접근할 수 있다. 이 기능을 활용해 간단한 전자결재를 할 수 있다.

<그림 4> 연락처목록 설정 및 열 수정
이 목록에 대한 사용권한 변경을 클릭하면 목록에 대한 권한을 변경 할 수 있다. 기본권한 설정은 상위 WSS사이트 권한을 상속 받는다.

새로운 이벤트(여름휴가) 목록을 만들고, 그 목록에는 김태우만 액세스할 수 있게 구성해 보자.

<그림 5> '여름휴가' 목록을 생성		<그림 6> WSS 이벤트 목록과 아웃룩2003 일정의 동기화

<그림 5>, <그림 6>에서 보여지듯이 '여름휴가' 이벤트 목록을 만들어 '올 여름휴가'라는 항목을 하나 생성하고, 아웃룩에 연결을 클릭하면 아웃룩2003에 일정이 추가 되어있는 것을 확인할 수 있다. 기본적으로 권한이 주어진 그룹을 선택에서 제거하고, 사용자 추가를 통해서 김태우를 추가하면 된다. 이렇게 되면 김태우만 '여름휴가' 이벤트 목록에 액세스 할 수 있다.

<그림 7> 사용자 추가를 클릭해 김태우를 추가했다
'알림' 기능을 통해서는 목록에 대한 변경사항을 메일로 받아볼 수 있다.

<그림 8> '알림' 기능을 이용하면 목록 변경 사항을 메일로 알려준다
아웃룩2003을 통해 '알림' 설정이 됐음을 확인 할 수 있다. 물론 중앙관리를 통해서 메일서버 설정을 구성해야만 이 기능을 사용 할 수 있다.

데이터시트에서 '편집', '알림' 기능과 '개인보기'와 '공유보기'에 대해 알아보자. 먼저 데이터시트에서 '편집'이라는 기능이다.

<그림 9> 데이터시트에서 편집을 클릭했을때 나오는 화면
왼쪽항목에서 '내 링크에 추가'를 클릭하면 내 사이트에 링크가 추가된다. 이 메뉴는 WSS 2.0에서는 지원되지 않으며, SPS2003에서 지원되는 기능이다. WSS 사이트만 구축했다면 이 항목은 보이지 않는다.

여기서 엑셀이나 액세스로 데이터를 내보낼 수 있다. 이때 데이터는 XML 형태로 전송된다.

<그림 10> 엑셀2003으로 데이터를 내보낼 수 있다
엑셀2003에서 공유작업영역 WSS사이트를 생성하고 그 사이트에 사용자를 추가할 수 있다. 또 엑셀2003에서 WSS사이트로 문서를 게시하거나 사이트를 바로 생성할 수 있는 기능이 있다.

응용프로그램과 WSS사이트간의 협업기능이 기본적으로 지원된다. 즉, 응용프로그램에서 사이트에 접속하지 않고서도 작업이 가능하다. 공유작업 영역을 통해서 파일의 수정내용, 작업, 사용자, 문서변경내용, 링크, 문서업데이트와 같은 정보들을 응용프로그램에서 확인할 수 있다.

<그림 11> 연락처 WSS사이트에 전은미라는 사용자가 추가됐다
<그림 11>을 보면 엑셀의 연락처가 게시돼 있는 것을 확인 할 수 있다. 그리고 이 파일을 클릭하면 팀원들이 그 내용을 볼 수 있고, 권한(사이트 그룹)이 있다면 수정할 수도 있다.

<그림 12> 액세스로 내보내기를 클릭하면 연락처라는 새로운 데이터베이스가 생성된다
목록에 열(컬럼)을 추가하는 기능은 데이터베이스의 그것과 유사하다. 설정 및 열 수정을 클릭하면 열을 추가하거나 삭제할 수 있다.

<그림 13> 새 열('휴대전화')을 추가한다
새 열을 추가하면서 그 열에 대한 데이터 타입(텍스트, 정수형, 날짜, 시간 등)을 지정할 수 있다.

<그림 14> 연락처 목록에 '휴대전화' 열이 보인다
다음으로 개인보기와 공유보기 기능에 대해서 알아보자. 공유보기란 모든 변경내용이 모든 사용자에게 보이는 기능이다. 물론 개인보기는 모든 변경내용이 나에게만 보이는 기능이다.

<그림 15> ‘작업’이라는 웹 파트를 추가했다
<그림 15>는 개인보기를 보여준다. 웹 파트 추가 기능을 통해 ‘작업’이라는 웹 파트를 추가한 화면이다.

<그림 16>개인보기에서 보였던 ‘작업’이 보이지 않는다
공유보기와 개인보기 기능을 이용하면 사이트에 게시된 내용을 각 사용자에 맞게 최적화 할 수 있다.

목록과 알림 기능을 통해서 회사내부의 행사나 일정, 연락처 등을 공유하고 그 변경된 내용을 즉시 메일을 통해서 확인 할 수 있다. 즉 직원들이 보다 편리하게 회사내부의 정보를 공유 할 수 있도록 해주며, 직원간 협업 환경도 개선시켜 준다. @