오피스 2007은 기업의 콘텐츠 관리(ECM) 기능과 비즈니스 인텔리전스 기능을 포괄적으로 제공한다. 즉, 통합 솔루션으로 문서, 양식, 이미지, e메일, 인스턴트 메시지와 웹 페이지를 포함하는 콘텐츠의 전체 프로세스를 관리할 수 있다.
여기서 가장 핵심적인 역할을 수행하는 오피스 쉐어포인트 서버는 웹 콘텐츠 관리, 레코드 관리, 문서 관리와 협업을 포함하는 ECM 솔루션을 통합한다. 동시에 오피스 2007에 포함된 각 애플리케이션은 오피스 쉐어포인트 서버와 통합되어 연결 작업이 이뤄진다.
 | 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 |  |
MS는 확장성, 상호 운용성, 안정성을 위한 구성 요소의 공통적인 구조와 기술에 의거하는 통합 ECM 솔루션을 개발했다. 이러한 접근방식은 모든 사용자, 그룹과 프로세스를 위해 웹 파트 프레임워크, 통합 검색 및 사용자 관리와 사용자 권한, 디지털 인증 관리, 보안과 협업을 포함하는 중요 서비스를 쉽게 사용할 수 있게 해준다. 오피스 2007은 이를 위해 문서, e메일, 양식, 이미지, 웹 콘텐츠 개체, 토론 게시판, 리스트와 웹 링크를 포함하는 모든 ECM 개체의 형식을 저장하기 위해 통합된 저장소(Repository)를 지원한다.
공통 서비스는 문서 관리, 레코드 관리자, 웹 콘텐츠 관리와 양식 관리를 포함하는 여러 가지 ECM 구성 요소을 통합하고 일관성 있는 사용을 가능하게 한다. 이러한 통합된 ECM 구조는 인트라넷, 엑스트라넷과 인터넷 사이트를 통해 개인, 팀과 비즈니스 단위의 작업시 다른 시스템을 사용할 필요 없이 오피스 2007만으로 충분히 수행가능하다.
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| <화면 1> 오피스 쉐어포인트 서버 2007의 ECM 구성도 |
오피스 쉐어포인트 서버의 강력한 확장 검색 기능은 협업 기능을 개선시키고 팀 구성원간 개발, 사용하는 콘텐츠를 빠르게 검색할 수 있도록 한다. 회사내 사용자는 원하는 콘텐츠를 파일에 있는 제목만으로 검색하는 것이 아니라 파일의 특정 단락 내용과 세부 용어까지 포함해 검색을 할 수 있다. 게다가 내부와 외부 웹사이트, 조직내의 구성원 또는 그룹에 의해 작성된 검색 항목도 범위에 포함시킬 수 있다. 오피스 2007은 다음과 같은 검색 기능을 제공한다.
● 질의 시작과 검색 결과를 찾기 위한 새로운 검색 센터
● 개선된 검색 결과 렌더링
● 조회 수 강조 표시
● 중복 제거
● 향상된 키워드 검색
● 동의어 검색 키워드의 자동 표시
● 표준 문법에 맞는 강화된 질의 구문
● 검색 질의를 구독하고 검색 질의의 결과가 변경되었을 때 e메일 알림 기능
● 질의를 재사용하고, 사용자 정의 검색 솔루션을 쉽게 사용할 수 있는 기능
또한 오피스 쉐어포인트 서버의 확장된 검색 기능은 기업 콘텐츠와 LOB 애플리케이션 데이터 소스를 개별적으로 검색할 수 있게 한다.
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<화면 2> 오피스 쉐어포인트 서버에서 새롭게 제공되는 Business Data Catalog(BDC)는
쉐어포인트 서버를 비즈니스 데이터와 다양한 방식으로 연결해준다. |
사용자가 필요로 하는 콘텐츠를 찾는 것을 돕기 위한 강력한 기능과 더불어, 오피스 쉐어포인트 서버는 기업의 수월한 문서 관리를 돕기 위해 윈도우 쉐어포인트 서비스의 기능에 기반을 둔 문서 관리 기능을 제공한다.
● 팀 구성원 다수가 문서를 저장하고, 체계화할 수 있도록 템플릿 구성 지원
● 분할된 라이브러리 또는 전환된 라이브러리를 위한 문서 관리 라이브러리 사이트 템플릿
● 더 나은 정보 자산 보호를 위한 통합 권한 관리와 보안
● 라벨링과 바코팅 지원
● 문서 리뷰, 인증, 이슈 추적과 서명 인증, 그리고 아시아권 문서 리뷰를 위한 기능을 제공하는 비즈니스 문서 워크플로우
● 문서 정보 패널을 통한 문서 속성 편집
팀원들이 특수한 저장 위치와 워크플로우를 쉽게 활용할 수 있도록 하기 위해 파일 열기와 저장 대화상자를 사용자 정의할 수 있다. 따라서 문서 생성, 승인, 게시와 문서의 저장과 관련되는 프로세스 관리가 쉽다. 더불어 major와 minor 버전 관리 지원, check-in과 check-out, 풍부한 기술적인 메타데이터 관리, 내용 타입에 기반을 둔 정책 설정, 감사 작업과 문서 라이브러리, 폴더와 개인적인 문서 레벨을 역할별로 제어할 수 있다.
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<화면 3> 윈도우 쉐어포인트 서비스는 오피스 워드 문서내의
메타 데이터를 자동으로 편집할 수 있게 해준다. |
오피스 쉐어포인트 서버는 팀 구성원이 특별한 설치 작업 없이 사전 정의된 검토와 승인 처리를 할 수 있게 한다. 간소화된 워크플로우는 콘텐츠를 검토하고, 승인하는 프로세스를 단순화하고 문서를 관리하는데 걸리는 시간을 줄여준다. 문서 검토 워크플로우를 시작하려면 사용자는 문서 관리 서버로 문서를 저장하게 되는데, 그것은 오피스 프로그램내에서‘다른 이름으로 저장’명령에 의해 이뤄진다. 서버에 저장된 문서 검토를 위해, 콘텐츠 작성자는 미리 구성된‘워크플로우’명령을 실행한다. 이때 문서를 검토할 사용자들에게 검토 요청을 알리는 e메일이 자동으로 보내진다. 문서 검토 작업이 끝나면 명령이나 변경에 대한 내용을 자동으로 삽입된다.
검토자가 문서를 검토하고 메모로 알려주면, 최초 콘텐츠 생성자는 그 메모를 병합하고 최종판을 만들게 된다. 이 최종판 문서에 서명을 추가하여 최종적으로 완성됨을 표시하고 윈도우 쉐어포인트 서비스 문서 라이브러리에 다시 게시한다. 이를 사용하려는 팀원에게는 알림 메시지를 통해 최종 승인된 문서 정보를 알려준다.
워크플로우를 확장시킬 수도 있다. 오피스 쉐어포인트 디자이너 2007, 오피스 InfoPath 2007과 비주얼 스튜디오 툴 오피스 2007은 워크플로우 설계를 보다 빠르고 쉽게 작성할 수 있도록 워크플로우 디자이너를 제공한다.
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| <화면 4> 오피스 쉐어포인트 디자이너 2007은 워크플로우를 쉽게 설계할 수 있게 해준다. |
오피스 2007은 강력한 레코드 관리를 위해 회사 조직이 필요로 하는 새로운 기능을 제공한다.
● 예기치 않은 레코드 수정, 삭제에서 보호하는 안전하고 효율적인 윈도우 쉐어포인트 서비스 3.0 기반의 레코드 저장 기능
● 정책 기반의 문서 보존과 폐기 스케줄, 정책에 기반을 둔 감사 작업과 보고서 작성 기능
● 특정 문서가 소송, 감사 또는 조사 기간 동안 변하지 않도록 문서 보존
● 레코드 관리 시스템 내에서 콘텐츠를 특별한 위치로 자동적으로 라우팅
● e메일 콘텐츠를 레코드로 관리하는 기능
오피스 쉐어포인트 서버 2007을 사용할 때 조직원은 레이블링, 감사 작업과 문서의 폐기일을 일관되게 수행하는 레코드 관리자 정책을 적용할 수 있다. 미국의 경우 Sarbanes-Oxley 법을 지키기 위함이며 국내에서도 유사한 법규가 내년부터 시행될 예정이다. 관리자는 또한 특정의 콘텐츠 유형을 위한 정책을 구성할 수도 있다. 그리고 콘텐츠를 사용하는 사용자에게 알려줄 정책 스테이트먼트를 작성한다. 이 정책 스테이트먼트는 문서에 많은 것을 포함하는데 문서가 어느 시점 이후 완료가 되는지, 또는 문서가 회사 밖으로 배포되면 안 되는 기밀 정보인지를 표시할 수 있다. 수신자가 많은 정보를 필요로 할 때 문의할 수 있는 연락처를 포함시킬 수도 있다.
MS는 오피스 2007부터 Content Management Server 2002를 오피스 쉐어포인트 서버 2007로 통합시켰다. 이것은 오피스 시스템이 웹 콘텐츠 관리를 겨냥하는 서비스를 ECM 기능에 포함시켜 영역을 확장하고 있음을 알 수 있는 대목이다. 쉐어포인트 서버 2007의 웹 콘텐츠 관리는 다음과 같은 특징을 포함한다.
● 기업 포털, 조직의 인터넷 사이트, 애플리케이션 포털과 새로운 기업용 웹사이트 템플릿 지원
● 웹 브라우저에서 직접 편집을 할 수 있게 하는 DHTML 에디터는 사전 정의된 마스터 페이지 템플릿과 페이지 레이아웃 하에서 다양하게 사용된다.
● 지속적인 콘텐츠 제작을 위한 체크인과 체크아웃, 콘텐츠 제작과 승인 프로세스, 경로설정, 검토와 승인을 위한 서비스를 포함하는 도구, 워크플로우 서비스를 모두 제공한다.
● 오피스 워드에서 HTML로 문서를 자동으로 변환하는 서버 전환 기능
● 대기 시스템에서 실제 라이브 시스템으로 이동할 콘텐츠를 위한 콘텐츠 배포 시스템과 웹 페이지에서 활성화 되는 페이지 스케쥴링 시스템 제공
● 접속(pluggable) 가능한 디지털 인증 제공자와 양식 기반 인증을 위한 지원
● 다국어 콘텐츠를 관리하는 사이트 전환 기능
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<화면 5> 쉐어포인트 서버 2007은 다국어 사이트를 손쉽게 작성할 수 있도록
다국어 리스트를 구성하고 Root에서 Variation별 자동 복제가 되도록 한다. |
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| <화면 6> InfoPath 폼 서비스 |
오피스 쉐어포인트 서버 2007에 포함된 InfoPath 폼 서비스 기능과 오피스 InfoPath 2007을 함께 사용하면 방화벽을 넘어 전송된 InfoPath 양식을 관리하고 배치할 수 있다. InfoPath 폼 서비스는 InfoPath 폼 템플릿을 HTML로 렌더링하여 InfoPath를 모든 사용자의 컴퓨터에 설치하지 않고도 웹 브라우저만으로
사용할 수 있게 해준다.
| 비즈니스 인텔리전스 기능 | |
오피스 엑셀 2007은 앞에서 설명한 데이터 시각화 기능뿐만 아니라 Data Connection Library 기능도 지원한다. Data Connection Library는 개인과 작업 그룹이 외부 데이터에 액세스할 수 있고, IT 그룹에 도움 요청을 하지 않고도 그 데이터를 스프레드시트로 가져올 수 있도록 한다.
IT 부서는 데이터베이스에 액세스하는 구성원에게 접근할 수 있는 권한을 인증해줘야 하나, Data Connection Library에서 한번 인증 처리를 받은 사용자는 다시 접근할 때 암호가 없더라도 데이터 접근이나 바로 스프레드시트로 가져올 수 있다. 자동으로 최신 정보로 업데이트도 가능하다. 만약 원본 데이터의 주소 위치가 변경되었다면 사용자는 개인의 스프레드시트는 변경할 필요가 없다. IT 부서에서 Data Connection Library의 매개 변수를 변경하면 모든 스프레드시트는 변경된 위치의 데이터베이스에서 데이터를 전달 받기 때문이다. 결국, Data Connection Library는 오피스 엑셀 2007에서 스프레드시트와 조직내 원본 데이터의 연결을 좀 더 쉽게 만들고, 기업내 가장 최근의 정확한 정보를 사용자 스프레드시트로 전달해 준다.
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<화면 7> 오피스 엑셀 2007은 SQL Server 2005 Analysis Services와 밀접하게
통합되어 Cube 데이터나 KPI 데이터를 바로 불러올 수 있다. |
| SQL Server 2005 Analysis Services와의 통합 |
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오피스 엑셀 2007과 SQL Server 2005 Analysis Services의 통합으로 사용자들이 엑셀에서 작업할 때 SQL Server Analysis Services 데이터베이스에 질의를 할 수 있고, 가장 최근의 비즈니스 정보를 빠르게 찾을 수 있다.
오피스 2007에서 XML은 워드, 엑셀, 파워포인트에서 작성된 콘텐츠를 위한 기본적인 파일 형식이다. MS가 개방형 XML 파일 형식에 기반을 둔 파일 구조로 옮겨간 것은 오피스 워드 문서나 엑셀 스프레드시트 또는 같은 소스의 구체적인 정보를 발췌하여 여러 데이터를 추출하기 하기 위함이다. 다른 응용 프로그램과 호환성도 높아진다.
오피스 쉐어포인트 서버는 기업내 비즈니스 문서와 콘텐츠를 저장할 수 있는 저장소를 제공한다. 강력한 검색 기능은 사용자가 빨리, 그리고 쉽게 필요로 하는 정보를 발견할 수 있도록 도와준다. 대시보드, BI 웹파트와 데이터 커넥션 라이브러리 기술 같은 통합된 Business Intelligence(BI) 기능은 별도의 커넥터를 설치할 필요 없이 웹 브라우저만으로 기업내 데이터에 액세스할 수 있게 한다. 회사 조직 구성원의 활발한 정보 수집은 물론 분석 작업까지도 도와준다.
오피스 쉐어포인트 서버에는 엑셀 서비스라는 기능이 새로이추가되었다. 이를 통해 조직 구성원은 엑셀 프로그램 없이도 웹 브라우저에서 스프레드시트를 읽을 수 있다. 모든 데이터는 서버 기반으로 제어가 되므로 자동적인 데이터 새로 고침과 보고서 배달기능이 가능해 조직 구성원들에게 스프레드시트의 일관성과 데이터의 정확성을 보증한다.
엑셀 서비스는 게시된 통합 문서의 제어권도 준다. 문서 작성자는 차트나 표와 같은 영역을 지정할 수 있으며, 기밀 데이터를 포함하는 특정 영역은 숨길 수도 있다. 오피스 쉐어포인트 서버 2007에 스프레드시트를 게시할 때, 입력 셀 또는 매개 변수로 웹 브라우저에서 계산 수행을 위한 셀을 지정할 수 있다. 이는 변경값을 매개 변수에 입력시키는 작업만으로도 결과 값을 자동으로 계산하도록 한다. @
* 이 기사는 ZDNet Korea의 제휴매체인 마이크로소프트웨어에 게재된 내용입니다. 
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