프로젝트를 수행하는 데 있어 제대로 된 시스템 구축 업체를 선정하려면 상당한 시간을 투자해야 한다. 이 과정에서 맞닥뜨릴 수 있는 문제와 대처 방법에 대해 알아보도록 하자.

기업이 성장세에 있다면 그 기업의 IT 부서 또한 힘을 키워갈 수 있다. 기업의 투자비를 자기네 회사로 돌리려 애쓰는 업체들이 즐비한 현실에서 실제적인 도움을 얻어내는 방법을 아는 것은 필수 사항이다. 이 부분을 정확히 파악하려면 무엇이 문제이고 무엇이 중요하며 어떤 것이 중요하지 않은지 분류해내는 것이 핵심이다. 지금부터 하나씩 알아보도록 하자.

제대로 된 업체 선정, 어떤 이득을 주나
정확한 업체 선정 과정은 상당히 시간을 잡아먹는 일이다. 조직이 성장하는 과정에서 협력사 역할을 하게 될, 제대로 된 업체를 찾는다는 것은 어찌보면 시간이 해결해주는 문제이긴 하다. 그러나 이들이 부여된 임무를 제대로 해결하지 못할 경우 신속하게 다른 업체를 선정해 바꾼다 하더라도 문제는 산적해 있다.

첫번째 문제는 바로 업무의 연속성이 끊긴다는 점이다. 이 말은 방향이 자주 바뀐다는 뜻이기도 하다. 일이 조금 바뀌는 것뿐이라고 하찮게 여길지 모르겠지만 낙숫물이 바위를 뚫는다는 격언이 있다. 처음엔 IBM 웹스피어/자바 개발 전략을 미는 업체와 일하다가 1년 뒤 윈도우/ASP.NET 전략에 끌려다닐지도 모른다.

여기에 협력사가 계속 갈팡질팡한다는 건 조직 내 환경을 확실히 인지하도록 재교육해야 한다는 것을 뜻한다. 업체들에겐 재교육이 기껏해야 몇 시간 정도겠지만 몇차례 누적된다면 얘기가 달라진다.

두 번째 문제는 가능성 있는 업체를 너무 부려먹을 때 일어난다. 기업들은 종종 연락이 닿는 모든 컨설팅 업체를 “쥐어짜내며” 한번이라도 함께 일한 컨설팅 회사는 불쾌한 경험만 잔뜩 얻게 된다. 결국 해당 기업은 필요할 때 지원을 받기 어렵게 되거나 아예 지원 요구조차 불가능해지게 된다. 이제 컨설팅 회사들은 이 기업과 일하길 거부하거나 웃돈을 요구한다.

세 번째 문제는 시스템에서 작업하는 사람 중 신원이 확실하지 않은 사람들이 너무 많아져 위험도가 증가하는 경우다. 이들은 보안 취약점을 만들거나, 서버를 망가뜨리거나, 기업 데이터를 도둑질하거나, 데이터를 파괴할 확률이 상당히 높다.

용역 직원을 고용할 때 발생하는 위험이야 어쩔 수 없이 당연한 것일 수 있지만 그렇다고 그냥 넘어갈 순 없는 부분이다. 업체를 변경하면서 이런 위험만 심화될 수도 있다.

처음에 제대로 된 업체를 선정하는 데 도움이 될만한 몇 가지 팁을 소개한다.

1. 임계 질량을 찾아라
업체 선정시 해당 분야에서 충분한 능력을 보유한, 물리학적 용어로 “임계질량”을 보유한 업체를 찾아라. 임계 질량이란 충분히 자족할 수 있는 포인트를 뜻한다. 즉 셰어포인트(SharePoint) 컨설턴트 한 명을 고용할 경우 그 자가 유일한 쉐어포인트 컨설턴트가 아니란 점을 인지해야 한다.

기업들은 자사 고유의 방식으로 시장에서 승부를 보려하는 경우가 많다. 자신들에게 이 시장이 맞는지 알아보겠다는 차원에서 업체들은 시장을 점유하려 안간힘을 쓴다. 처음에 저렴하게 구축할 수 있을지는 몰라도 만약 이 업체가 시장에서 철수해버린다면 어떻게 할 것인가?

고유한 방식으로 승부하는 업체와 일했을 때 얻을 수 있는, 얼마 안되는 비용 절감은 구축 업체를 새로 바꿀 때 드는 비용, 그리고 제대로 된 업체를 물색하는 데 드는 비용과 비교할 때 턱없이 작을 경우가 많다.

2. 원하는 것을 선택하라, 그리고 비용을 지불하라
기대한 업체를 찾아냈는데도 곤란한 상황에 놓이는 경우는 두가지가 있을 수 있다. 먼저 업체가 제안서에 명기했던 인력이 다른 사람으로 바뀌는 경우다. 계약 단계가 완료되기도 전에 업체가 제안한 사람이 다른 일 때문에 사라져 버린다.

그래도 이런 건 애교로 봐줄 수 있는 문제다. 어떤 경우엔 프로젝트에 절대 어울리지 않는 사람, 즉 완전히 다른 프로젝트에서 일하고 있는 사람들이 면전에 등장하기도 한다. 구축 업체들은 발주 프로젝트에 적합한 인력을 보유하고 있다는 점을 전면에 내세우기 위해 이런 행동을 하기도 한다.

물론 이들이 정말로 제대로 된 인력을 보유하고 있을 수도 있다. 하지만 문제는 실제 프로젝트에서 일할 수 있는 제대로 된 인력을 얻을 수 있느냐 없느냐에 있다.

프로젝트에 제대로 된 인력을 얻으려면 협상 단계를 거친 이후 계약 단계에서도 인력에 대한 동의를 얻어야 한다고 고집해야 한다. 이처럼 단계를 마련해놓으면 애초 약속된 인력들이 예기치 않게 다른 프로젝트로 사라져버릴 경우 업체가 바꾼 인력으로 계속할지 여부를 승인할 수 있는 권리를 갖게 된다.

인력 수급 계획이 갑자기 바뀌는 문제 뿐 아니라 비공식적으로 주변을 확인하는 것도 상당히 중요하다. 프로젝트에 관련된 사람이 아닌, 이미 회사가 알고 있던 다른 인력들에게 조언을 구할 때 문제가 없어야 한다. 이들은 다른 업체들이 추천한 사람일수록 좋으며 보통 모르는 사람보다 예전에 함께 일했으며 계속 관계를 유지해온 사람이 좋다.

이들은 조직의 능력과 약점에 대해 균형감있게 이야기해 줄 수 있을 것이다. 나아가 어떤 경우에는 이들과 프로젝트를 진행하게 될 수도 있다. 이럴 경우 기대하는 바를 명확히 이해시킬 수 있게 되며 프로젝트에서 기대치가 뭘 의미하는지 심사숙고할 수 있을 것이다.

3. 전략을 선정하라
장기 프로젝트에서는 제대로 된 업체를 선정하고 잠재 비용을 산출해 내는 것이 매우 중요하며 오판의 위험 또한 산재해 있기 때문에 장기간을 두고 검토하는 게 필수적이다. 선정한 업체는 조직의 성장과 함께 계속 진행하게 될 일에 충분한 관심을 갖고 있어야 한다. 이 말은 구축 업체들이 조직 자체를 하나의 고객으로 여겨야 한다는 것이다.

만약 몇 개 업체와 함께 프로젝트의 범위를 넓힐 때 각 업체별로 규정된 작업 패턴을 고수하지 않는다면 이들은 진정한 파트너가 되지 않을 것이다. 가장 먼저 구축 업체의 목적에 부합해주지 못하고 있기 때문이다.

반대로 업체의 소득을 너무 많이, 즉 50% 이상 보장해주는 것도 위험하다. 이렇게 하면 어쨌든 구축업체가 향후에도 프로젝트가 계속될 것이라는 생각을 가짐으로써 프로젝트 지연에 속수무책이 될 수도 있다.

누구나 구축 업체를 파트너라고 지칭하며 이야기한다. 하지만 그것이 뭘 의미하는지는 서로 다른 경우가 많다. IT 업체와 파트너 관계를 가지려면 기업 고객과 업체 양쪽 모두에 이득이 되는 상황을 만들어내기 위해 함께 노력해야 한다.

그러나 많은 업체들이 말하는 협력 관계는 업체들에게 돈을 줄 준비가 돼 있으며 업체는 돈을 수중에 넣게 된다는 것만을 의미하는 경우도 종종 있다. 또한 많은 기업 조직들은 컨설팅 회사와 파트너 관계를 원한다고 이야기할 때 컨설팅 회사가 그다지 많은 비용을 청구하지 않으며 조직들이 단시간 내에 혜택을 볼 수 있도록 해달라는 취지로 말하기도 한다.

협력업체를 물색하는 것은 당사자들끼리 마음을 트고, 마음을 열 수 있는 업체를 찾는 것이다. 기업 고객들은 정직하게 필요한 것을 얘기하며 구축 업체드은 필요한 걸 충족시키기 위해 최상의 해결책을 찾도록 노력하는 것이다.

자, 지금 당신 앞에서 제안서를 들고 있는 시스템 구축업체가 협력관계로 발전하고 있는지 알고 싶은가? 그렇다면 지금 내가 이들에게 뭘 감추고 있는지 자문하면 된다. 현 예산에서 얼마나 많이 감추고 있는가? 업체가 해주지 못할 것이라고 미리 결정내린 다음 말하지 않는 것은 무엇인가? 여기에 한개라도 “그렇다”라는 답이 나온다면 구축업체와 끈끈한 협력관계에 있지 않다는 증거일 것이다. @