[지디넷코리아]소프트웨어 라이선싱은 상당히 복잡한 문제다. 가트너가 올바른 투자를 위한 몇 가지 팁을 제시한다.

소프트웨어 라이선싱은 중소기업들에게 상당히 중요한 문제다. 당장 필요하기 때문이기도 하지만 유지보수 비용 측면에서 장기적인 예산 계획이 필요하기 때문이다. 또한 소프트웨어 사용 감사에 대한 가능성은 말할 필요도 없다. 이 문제는 중소기업들이 가볍게 다룰 수 없는 사안이다.

올바른 벤더의 솔루션을 선택하는 것이 가장 중요하지만 여기서 다룰 내용은 아닐 것이다. 요점을 분명히 하기 위해 소프트웨어 관리자와 CIO가 몇 개 벤더 리스트를 갖고 있다고 가정하자.

명심해야 할 7가지 주요 고려 사항은 다음과 같다.

1. 단일사용자 vs 공동사용자
직원 1인당 애플리케이션의 사용 빈도가 낮은 기업이라면 공동으로 이용할 수 있는 네트워크 라이선스가 적합할 것이다.

단일사용자 기반으로 소프트웨어를 라이선스하게 되면 소프트웨어 1개당 개인 라이선스가 각각 주어진다. 이 경우에는 한 직원이 휴가를 떠나 소프트웨어를 사용하고 있지 않더라도 다른 사람이 사용할 수 없다.

네트워크 사용자 라이선스는 소프트웨어 사용권이 특정인으로 제한되지 않지만 주어진 시간에 사용할 수 있는 사용자 수는 제한돼 있다. 이 방식을 선택하면 기업 조직의 변화에 보다 유연하게 대처할 수 있다.

또한 직원 1인당 애플리케이션의 사용 빈도가 낮은 기업이라면 공동 이용이 가능한 네트워크 라이선스가 적합할 것이다. 중소기업에 주력하는 수많은 업무용 애플리케이션 벤더들은 더 적은 라이선스를 필요로 하는 기업들에게 네트워크 라이선스 가격을 제안한다. 그러나 네트워크 라이선스는 일반적으로 비용이 더 높은 편이다.

따라서 중소기업들은 투자 비용 산정과 벤더 솔루션을 비교할 때 이 점을 기억해야 한다.

때로는 서버, 엔진, 그리고 거래 가격을 모듈 단위, 서버의 개수, 혹은 초당 명령, 처리되는 급여장부의 개수나 생성되는 계산서 등 다른 방식으로 책정하기도 한다.

이런 사항이 기본적인 비용 외에 추가될 수도 있고, 이용자 수를 대신할 수도 있다. 따라서 가격구조가 상당히 복잡하고, 최종적으로 벤더를 선정할 때까지도 가격이 확실히 결정되지 않는 경우가 많다. 이 때문에 서로 다른 벤더를 비교하기가 까다롭다.

중소기업들은 이러한 문제를 피하기 위해 분명한 원칙을 갖고 있어야 한다. 고정 가격과 변동 가격이 공존하기 때문에 여러 벤더들이 제시하는 가격을 주의깊게 살펴볼 필요가 있다.

2. 사용자 성향
모든 사용자들의 애플리케이션 사용 빈도가 같은 것은 아니다. 일례로 인사기록을 이용하는 직원들의 경우 실제 활용도는 낮은 편이다. 반면 재무, 영업, 마케팅 부서 담당자들의 활용도는 높을 수 있다. 따라서 라이선스 비용은 활용도에 따라 달라진다.

중소기업이 라이선스에 과도한 투자를 하지 않으려면 활용 유형과 집중도에 따라 사용자 수를 세심하게 관리할 필요가 있다.

또한 일부 벤더들은 다른 애플리케이션을 사용하는 경우에도 자사의 애플리케이션에 의해 생성된 데이터 접속이라는 점을 주장하며 비용을 부과하기도 한다. 이런 문제는 사전에 분명히 해두지 않으면 벤더와 사용자간에 골치아픈 문제를 야기할 수 있다.

3. 기술 지원과 업그레이드
수수료 방식으로 부과되는 라이선스 비용은 10%에서 25%까지로 다양하다. 일부 벤더는 이 두 가지에 대해 비용을 청구하고 직접 기술지원을 제공하는 반면 중소기업에 집중하는 대부분의 벤더들은 업그레이드 비용만 청구하고, 기술 지원은 협력업체들에게 맡긴다.

중소기업들은 라이선스 수수료 방식을 선택하지 않았더라도 유지보수 비용이 정상 가격에 포함된다는 점을 기억할 필요가 있다. 따라서 가격 협상을 할 때는 라이선스 비용과 유지보수 비용을 모두 고려해야 한다.

4. 번들 소프트웨어 vs. 스탠드얼론 소프트웨어
중소기업 시장에 주력하는 대부분의 벤더들은 고정가격을 제시하고, 최소한의 모듈 수와 사용자 라이선스를 포함한 패키지 형태로 상품을 판매한다. 일반적으로 볼 때는 이 방식이 유용하지만 중소기업에서는 전체 모듈이 필요할지, 아니면 최소한의 라이선스만을 필요로 할지에 대해 결정해야 한다.

이러한 종류의 소프트웨어를 선택할 때는 개별 컴포넌트 옵션을 선택할지 협상된 컴포넌트 옵션을 선택할지에 대해서도 꼼꼼히 비교해야 한다. 이러한 노력이 어느 정도 도움이 될 것이다.

5. 애플리케이션 호스팅
비즈니스 애플리케이션을 사용하는 가장 일반적인 방법은 아예 솔루션을 구매하는 것이지만 호스팅 방식도 빠르게 확산되고 있다.

현재는 CRM 호스팅이 가장 광범위하게 사용되고 있지만 회계와 급여관리 솔루션도 호스팅 서비스를 이용할 수 있다.

중소기업이라면 호스팅을 통해 위험 감소와 비용 절감 효과를 얻을 수 있다. 벤더들은 호스팅 애플리케이션이 주문에 따른 서비스라고 주장하지만 엄밀히 따져보면 그렇지 않다. 가격은 실제 사용도와는 달리 얼마나 사용하느냐에 따라 다양하게 적용되지 않기 때문이다.

호스팅 애플리케이션의 가격은 사용자수에 비례하며, 고객기업이 사용자수를 늘리지 않는 한 계약기간 동안에는 변하지 않는다. 전기 요금을 부과할 때 각각의 전자 제품이 사용한 전력량이 아니라 전체적으로 사용한 전력량에 대해 요금을 부과하는 것과 같은 이치다.

따라서 호스팅 솔루션의 가격은 올라가면 올라갔지 잘 내려가지는 않는다. 중소기업들이 계약 단계에서 신중해야 하는 이유다. 사용자 수를 늘리기는 쉽지만 줄이기는 거의 불가능하기 때문이다.

6. 과도한 라이선스 구입
중소기업들은 간혹 벤더들의 압력에 못이겨서, 아니면 미래에 대해 너무 낙관적인 나머지 과도한 라이선스를 구매하는 경우가 있다. 그러나 미래는 불확실하다.

향후 6개월간 활용할 수 있을 정도의 라이선스나 모듈을 구매하는 것이 적당하다. 또한 사업이 급속히 확장될 경우를 고려해 향후 예상되는 수요에 대해서도 확실한 가격 협상을 해두어야 한다.

일정 규모의 라이선스가 필요하다는 분명한 계획을 갖고 있는 경우라면 필요한 라이선스에 대해 전체 계약을 체결하되 비용은 처음에 설치하는 라이선스에 대해서만 지불하라. 벤더들은 단계별로 비용을 받는데 이미 익숙해져 있다.

7. 일시불 vs 분할 납부
일부 벤더들은 지불 방식으로 분할 납부 옵션을 제공한다. 자가용을 할부로 구입하는 것과 마찬가지이기 때문에 유사한 방식으로 조건을 고려하면 된다.

구매자들은 일시불 비용이 높지 않으면 필요한 것보다 더 많이 구매하는 경향이 있다.

따라서 중소기업들은 프로젝트 규모를 결정할 때 지금 당장 비용을 지불한다고 가정하고 일시불로 할 것인지, 할부로 할 것인지를 결정해야 한다. 또한 전체 비용을 산정할 때 이자도 고려해야 한다.

중소기업이 라이선스를 선택할 때 세심한 주의를 기울이고, 풍부한 정보를 갖고 있으면 업무용 애플리케이션 프로젝트 비용을 대폭 절감할 수 있으며, ROI도 높일 수 있다. @

→ 필자 소개
프래나브 쿠마르(Pranav Kumar) : 가트너 아태 지역의 엔터프라이즈 애플리케이션 소프트웨어 리서치 부문 이사이며, CNET 아시아 중소기업 컨설팅 위원회 회원으로도 활동하고 있다.