[지디넷코리아]대니 브래드버리 가라사대, 중소기업을 위한 최적의 IT를 구현하는 데는 거창한 계획이 필요한 것이 아니다.

가끔씩 대규모의 공공 IT 프로젝트가 실패했다는 기사가 나곤 하지만, 사실상 신기술과는 상당히 거리가 먼 비즈니스에 이것을 계속 적용하려 한다면 실패는 불을 보듯 뻔한 것이다.

중소기업들도 신기술을 이용해 새로운 도약을 꾀하곤 하지만, 결과는 시스템 다운이나 데이터 유실, 그리고 이런 문제점들을 보완하는 데 낭비되는 직원들의 시간적 손실 등으로 결말지어지는 것이 보통이다.

중소기업 IT의 문제점은 대부분 기술이 적용되는 과정과 이를 도입하는 사람에서 비롯된다. 최근에 배스윅 그룹(Bathwick Group)과 실리콘닷컴이 함께 실시한 567명의 중소기업 직원에 대한 조사에서, 중소기업의 관리자들은 IT 관리자들보다 더 깊이 구매 의사결정에 관여하고 있다는 것이 밝혀졌다. 이런 사실은 업계 당사자들도 인정하는 사실이다.

중소기업에 시스템 서비스를 제공하는 시스템호스트사의 영업담당 이사 앤디 테일러는 "때로는 재정담당자가 너무 깊이 일에 관여하는 경우가 있다. 아마도 회사의 자금 사정을 염려하기 때문인 듯 싶다"고 말했다. 오래 전부터 회사의 재정담당자는 실질적인 기술 관련 역할이 없음에도 불구하고 의례껏 기술담당자 역할도 맡아온 것이 사실이다.

IT 장비 도입 '그때 그때 달라요?'
중소기업연합회에 따르면, 97%의 기업들이 20명 이하의 종업원을 거느린 중소기업이라고 한다. 이러한 기업들이 IT 관련 구매를 할 때는 대개 기술과 상관없는 직원이 이를 맡게 되는데, 이는 IT 전담 직원을 채용하는 일이 현실성이 없기 때문이다. 시스템호스트사로부터 IT 서비스를 받는 시장조사 및 부동산 전문가이자 피셔 레탈사의 동업자인 조프 롤리슨은 바로 여기서부터 일이 파국으로 치닫게 된다고 설명한다.

그는 자신의 회사가 시스템호스트사에 서비스를 의뢰하기 전에는 회사의 IT 도입에 체계라곤 전혀 없었고 장비 도입도 그때그때 필요에 따라 이뤄졌다고 말한다. 롤리슨은 "이전에는 IT 장비 도입 업무를 전체적으로 담당하는 사람이 없었다. 시장조사원이 자신의 비서가 사용할 PC를 살 때도 인터넷이나 동네 컴퓨터 가게에서 사곤 했다. 뭐 하나 통합된 것이 없었다"고 회상한다.

그는 이어 "오래된 컴퓨터를 폐기하지 않고 다른 사용자에게 인계하면서 문제는 더 심각해진다. 다른 운영체제가 설치돼 있고 환경 설정 상태도 엉망인 낡은 컴퓨터는 네트워크에 문제를 일으키는 주범"이라며 "네트워크 문제를 해결하기 위해 소요되는 시간 동안 업무가 중단되면서 모두가 골머리를 앓게 된다"고 주장했다.

문제 발생률을 줄여줄 수 있는 적절한 IT 정책이 없다는 것도 전담 IT 직원이 없기 때문에 발생한다. 하지만 직원이 20명밖에 안되는 회사에서 전담 직원을 채용하는 것은 부담스러울 수밖에 없다. 롤리슨은 "이전에 IT 컨설턴트를 채용했었지만 결과가 만족스럽진 못했다"고 전했다.

기술에 대해 전혀 모르는 관리자가 기술직원의 채용에 관여하는 상황에서 중소기업이 IT를 제대로 도입하기 어렵다는 것은 당연한 일이다.

사실 놀라운 것은 중소기업이 이런 특수상황에 있다는 것이 아니라, IT 업체들이 이런 요구사항을 간파하지 못하는 것이다. 중소기업연합회의 IT 담당 회장인 피터 스카길은 "규모가 큰 IT 업체들도 이런 중소기업의 문제를 이해하지 못한다"고 설명했다.

아들이나 친척 혹은 친구가 IT 조언자인 현실
기술지원을 받는 것 하나만 봐도 그렇다. 전담 IT 직원이 있으면 기술 제품과 관련된 문제를 해결하는 데 큰 어려움이 없는 반면, 이에 생소한 직원의 경우에는 해결책을 찾거나 업체의 기술지원을 얻어내는 데 훨씬 어려움이 따른다. 스카길은 "중소기업은 해결방안을 찾아 이리저리 헤맬 시간이 없다. 이들로부터 아들이나 친척 혹은 친구가 기술적인 조언자라는 말을 얼마나 많이 들었는지 헤아릴 수 없다"고 말했다.

IT 서비스를 하는 터치스톤사의 폴 와이트 운영담당 이사는 "중소기업과 업체들이 이 문제를 해결하려면 우선 중소기업의 요구사항에 대해 먼저 이해해야 하며, 누가 기술 도입을 담당하느냐 하는 것은 전체 문제해결 공식 중 극히 일부에 불과하다"고 강조했다.

예를 들면, 중소기업은 고객 확보나 매출에 직접적인 영향을 미치는 현금 유동성을 중요시한다. 와이트는 "중소기업들은 대부분 내부 절차나 시스템같은 것을 걱정할 만한 인적 자원이 충분하지 않다. 따라서 기술 도입이 우선 과제가 된다 해도 이는 안정적이고 최적화된 규모로 도입돼야 하며, 빠른 투자효과(ROI)와 사업에 집중할 수 있다는 것을 전제로 한다"고 말했다.

중소기업진흥회의 스카길은 중소기업에 적합한 서버를 만드는 업체는 MS라고 말하고 있다. 그는 "MS의 마법사 기능을 통한 서버 설정 작업은 중소기업들이 그냥 구석에 갖다 놓고 바로 작동되게 할 수 있을 만큼 쉬운 과정으로 되어 있다"며 "중소기업은 이런 간단한 설정만으로도 전자메일, 일정관리, 고객관리, 팩스, 그리고 파일 공유같은 기본적인 시스템 체계를 갖출 수 있어 업무를 원활하게 처리할 수 있게 된다"고 설명했다.

쉽고 입증된 IT 기술만 사용해라!
터치스톤사의 와이트는 중소기업들이 경쟁에서 앞서기 위해 최신의 기술을 도입할 때는 문제가 발생할 수 있다고 덧붙였다. 이러한 시도가 중소기업이 기술도입을 할 때 지켜야 할 불문율을 깨뜨리는 일이 될 수 있기 때문. 그는 "최신의 기술이 해결책이 될 수는 없다. 경우에 따라 비용 대비 효과가 너무 떨어질 수 있고, 제대로 상품화됐는지도 장담할 수 없다. 이 때문에 사업에 명확한 효과를 가져올 지 미지수로 남는다. 한마디로 중소기업이 바라는 대로 즉각적인 효과를 거둘 수 있는 것이 아니다"라고 말했다.

예를 들면 부품 공급 업체들과의 원할한 연계를 위해 RFID(전자태그)와 결합된 웹 서비스 기반의 사용자 인증관리 시스템을 사용하려던 회사가 있었다. 시스템을 도입한 이 회사는 나중에 큰 문제점에 봉착했다. 처음에는 경쟁에서 우위를 점하려고 시도했던 일이지만 이로 인해 시스템에 맞게 업무 흐름을 재검토해야 했고, 새로운 기술을 제대로 적용하려면 불가피하게 조직을 재정비해야 하는 과제에 부딪힌 것이다.

와이트는 "이에 비해 사무보조원의 숫자를 줄이고 사무실 공간을 절약해서 비싼 이사비용의 부담을 없애줄 수 있는 문서관리 시스템은 중소기업의 문제를 빠르고 쉽게 해결해 주는 좋은 예"라고 말했다.

시스템호스트사의 테일러는 "우리의 관점은 IT가 언제까지나 도구로서 제 기능을 발휘해야 한다는 것"이라고 명확하게 얘기했다.

만약 중소기업이 단편적이고 단기적인 전략에 의존해 계획없이 IT 관련 프로젝트를 진행시키는 임원에 의해 관리될 수밖에 없는 상황이라면, 최선의 선택은 쉽고 입증된 IT 기술만을 사용해 비교적 단순한 일들만 처리하고, 대부분의 시간과 노력을 기업 운영에 신경쓰는 것이다. IT 업체들 역시 이런 요구에 부응할 수 있는, 사용하기 쉬운 솔루션을 제공해야 한다.

이런 식의 IT 적용이 작은 회사들의 사업에 엄청난 도움을 주지는 않겠지만, 최소한 안정적인 운영은 가능하게 해줄 것이다. @